Home Office? j-lawyer.CLOUD!


Viele der j-lawyer.org-Anwender wechseln in diesen Tagen ins HomeOffice, ohne die entsprechenden Werkzeuge und Arbeitsmittel zur Verfügung zu haben. Es stellen sich Fragen wie

  • „Wie kann ich mit Kollegen oder Mandanten gemeinsam an einem Dokument arbeiten, es kommentieren und dabei sicher übertragen?“ (vertrauliche Dokumente per E-Mail sind meist keine gute Option)
  • „Wie kann ich mal eben einen Kollegen ‚über die Schulter‘ schauen lassen?“ (bspw. Bildschirm teilen um Fragen zu klären)
  • „Wie kann ich Termine planen, ohne Zugriff auf den bisherigen Papierkalender von xyz zu haben“?
  • „Wie kann ich ein Dokument schnell und sicher mit Personen außerhalb des Kollegenkreises teilen?“
  • u.v.m.nach“Wie kann ich mit Kollegen oder Mandanten gemeinsam an einem Dokument arbeiten, es kommentieren und dabei sicher übertragen?“ (vertrauliche Dokumente per E-Mail sind meist keine gute Option)
  • „Wie kann ich mal eben einen Kollegen ‚über die Schulter‘ schauen lassen?“ (bspw. Bildschirm teilen um Fragen zu klären)
  • „Wie kann ich Termine planen, ohne Zugriff auf den bisherigen Papierkalender von xyz zu haben“?
  • „Wie kann ich ein Dokument schnell und sicher mit Personen außerhalb des Kollegenkreises teilen?“
  • u.v.m.

j-lawyer.org-Anwender werden ab sofort schnell und umfassend unterstützt, um mobil und im Home Office, am PC oder mit mobilen Geräten mit weiteren Kollegen und Mandanten zusammenarbeiten zu können. Die j-lawyer.CLOUD ist eine auf der Open Source-Software Nextcloud basierende Zusammenarbeitsplattform, betrieben exklusiv für j-lawyer.org Anwender. Aktuell ist der Betrieb für einen Zeitraum von mindestens 6 Monaten geplant – je nach Nutzungsintensität wird danach über das weitere Vorgehen entschieden. Die Nutzung ist vollständig kostenfrei.

Wie erhält man Zugang zur j-lawyer.CLOUD?

Zugang erhalten können grundsätzlich alle j-lawyer.org-Anwender. Über ein Formular wird mitgeteilt wieviele Nutzer mit welchen Kontaktinformationen benötigt werden. Die Einrichtung wird kurzfristig umgesetzt und man erhält die Zugangsdaten per E-Mail. Das Speicherkontingent ist initial auf 2GB beschränkt, Nutzer werden in Reihenfolge der Anfragen freigeschaltet, bis zum Erreichen der Kapazitätsgrenze des Servers (reicht für ca. 200 Nutzer). Pro Tag werden nicht mehr als 15 neue Nutzer eingerichtet.

Ggf. wird ein „Nachweis“ angefordert, um sicherzustellen dass es sich um Personen aus der Anwenderschaft handelt.

j-lawyer.CLOUD Login

Funktionsumfang

  • Dateiaustausch (vergleichbar mit Dropbox) mit Synchronisation auf Desktops und mobile Geräte
  • Online-Office-Suite
  • gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
  • Chat, Telefon- und Videokonferenzen
  • Kalender
  • Kontakte
  • Aufgaben
  • E-Mails

Die Funktionalitäten sind am PC / Mac per Browser nutzbar, und es gibt Apps für iOS und Android. Eine Dokumentation ist hier zu finden.

Dokumente gemeinsam bearbeiten – im Browser, ganz ohne Installation

Ein paar Worte zur Technik

Genutzt wird Nextcloud auf einem Linux-Server. Als Datenbank kommt MariaDB zum Einsatz. MySQL und PHP wurden für bessere Performance und Sicherheit konfiguriert. Daten werden grundsätzlich SSL-verschlüsselt übertragen, der Server selbst steht in einem deutschen Rechenzentrum. Der Nextcloud-Security-Scan vergibt für die Installation ein A+ -Rating. Für Videokonferenzen ist ein separater TURN-Server installiert. Alle Daten liegen auf SSD.

Eine Datensicherung findet täglich statt – Anwender sollten aber zusätzlich auf eine selbständige Sicherung achten. Bei Nutzung der Dateisynchronisation auf eigene Geräte ist das zumindest für die Dokumente sowieso gegeben.

Erste Schritte

Aktuell entsteht eine – noch rudimentäre – Anleitung. Ein Großteil der Funktionalität lässt sich intuitiv selbst erschließen oder unter Zuhilfenahme der Dokumentation in Betrieb nehmen. Supportkapazitäten sind in geringem Umfang vorhanden, bei Bedarf kann auch ein Onlinetraining organisiert werden, sobald einige Nutzer „an Bord“ sind.

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