Anleitung j-lawyer.CLOUD


Hinweis: es handelt sich um ein „lebendes“ Dokument – je nach Bedarf wird der Inhalt erweitert.

Allgemeine Informationen bzgl. der j-lawyer.CLOUD findet man hier.

Sicherheit

Passwort ändern

Nach dem ersten Login empfiehlt es sich, dass Passwort zu ändern. Dazu klickt man im Kopfbereich ganz oben rechts auf das Icon des Nutzers. In der Voreinstellung ist dies ein Großbuchstabe, der dem ersten Buchstaben des Anmeldenamens entspricht. Anschließend wechselt man links auf „Sicherheit“ und kann dort ein neues Passwort vergeben. Hier der direkte Link: https://j-lawyer.cloud/index.php/settings/user/security

Synchronisation

Nutzung auf Desktop und Mobilgeräten

Um direkten Zugriff auf Dokumente der j-lawyer.CLOUD zu haben (bspw. über Windows Explorer / macOS Finder), kann der Datenbestand automatisch synchronisiert werden. Dazu ist die Installation weiterer Software bzw. Apps notwendig. Man findet alle relevanten Informationen unter diesem Link: https://j-lawyer.cloud/index.php/settings/user/sync-clients

Akte in die j-lawyer.CLOUD legen

Aktuell gibt es noch keine direkte Integration der Kanzleisoftware mit der j-lawyer.CLOUD. Anbei ein Tipp wie verfahren werden kann:

  1. Sicherstellen dass die Software für die Synchronisation auf dem Desktop installiert wurde (siehe oben).
  2. Um eine Akte in die Cloud zu legen: Akte öffnen und im Kopf den Knopf für den Export der Akte nutzen. Als Speicherort nutzen Sie einen Ordner welcher automatisch synchronisiert wird, bspw. ihren eigenen Ordner (privater Zugriff) oder den Kanzleiordner (Zugriff für alle Mitarbeiter der Kanzlei).
  3. optional: den Aktenordner oder einzelne Dokumente dann für Mandanten freigeben (siehe Kapitel „Freigaben“).

Geänderte Dokumente zurück in die Akte transferieren

Ist ein Dokument finalisiert, so kann es aus dem synchronisierten Ordner mittels Windows Explorer / macOS Finder einfach per Drag & Drop in das Dokumentenfenster einer Akte gezogen werden.

Freigaben

Kanzleiordner

Nach Erhalt der Zugangsdaten sind bereits einige Inhalte und Freigaben vorhanden:

  • Eigene Dokumente: der Ordner ist nur für den angemeldeten Nutzer sichtbar
  • Kanzleiordner: der Ordner hat ein eigenes Icon und ist für alle Nutzer der Kanzlei freigegeben. Für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist dieser Ordner direkt nutzbar.

Eigene Freigaben – innerhalb des Teams

Über das „Teilen“-Icon hinter einem Ordner oder einer Datei kann eine Freigabe erteilt werden. Im rechten Bereich erscheint dazu ein Eingabefenster über welches man einen Nutzer oder eine Gruppe suchen und hinzufügen kann.

Eigene Freigaben – für Mandanten / Dritte

Über das „Teilen“-Icon hinter einem Ordner oder einer Datei kann eine Freigabe auch für Personen erteilt werden, die nicht über ein Konto in der j-lawyer.CLOUD verfügen. Im rechten Bereich wird dazu anstelle einer Suche nach einem Nutzer die Funktion „Link teilen“ genutzt. Daraufhin wird ein Link erstellt, welchen man dem Empfänger der Freigabe mitteilt. Die Freigabe kann wahlweise mit einem Passwort geschützt und / oder zeitlich beschränkt werden.

Konferenzen

Möglich sind Audiokonferenzen, Videokonferenzen und Screensharing (eine Anwendung oder den gesamten Bildschirm teilen).

Konferenzen innerhalb des Teams

Um eine Konferenz mit einem oder mehreren Personen im Team durchzuführen, klickt man zuerst im Kopfbereich auf das „Talk“-Icon. Dort findet man eine Suchbox, über welche man Kontakte innerhalb des Teams (d.h. in der gleichen Gruppe der j-lawyer.CLOUD) suchen kann. Auch ein Suchen und Einladen der gesamten Gruppe ist möglich. Hier ein Beispiel mit Suche nach dem Nutzer „admin“:

Nutzersuche in „Talk“

Klickt man auf den Kontakt / die gesuchte Gruppe, so öffnet sich im Mittelteil das Konferenzfenster. Über „Anruf starten“ beginnt die Konferenz.

Vor dem Start der Konferenz

Bei der ersten Nutzung bittet der Browser um Bestätigung, das Mikrofon und die Kamera nutzen zu dürfen. Die Konferenz wird geöffnet. Bei Bedarf können im rechten Teil weitere Teilnehmer eingeladen werden:

Einladen weiterer Teilnehmer über die rechte Seitenleiste

Teilnehmer sind im rechten Teil unter „Teilnehmer“ zu sehen. Teilnehmer können auch zum Moderator gemacht und so befähigt werden, eigene Inhalte zu teilen. Außerdem gibt es dort die Möglichkeit für einen Chat (bspw. wenn man mal eben einen Link o.ä. teilen will).

Konferenz mit zwei Teilnehmern

Über die Pfeile neben „Anruf verlassen“ kann die Konferenz als Vollbildschirm dargestellt werden. Die Buttons unterhalb des eigenen Nutzer-Icons dienen zum An- und Ausschalten von Mikro und Kamera sowie zum Freigeben von Anwendungen auf dem eigenen Bildschirm:

Konferenzsteuerung

Nutzt das Gegenüber primär mobile Geräte, so ist das Installieren der App „Nextcloud Talk“ empfehlenswert (verfügbar für Android und iOS). So kann auch direkt angerufen werden. Auch Konferenzen zwischen Mobilgeräten ohne Desktop-PC sind möglich.

Konferenzen mit externen Parteien

Zum Starten einer Konferenz mit einer externen Partei (bspw. für eine Besprechung mit einem Mandanten) ist das Vorgehen ähnlich: Statt über die Suchbox den gewünschten Gesprächspartner zu suchen, nutzt man das „+“-Zeichen direkt hinter der Suchbox. Im sich öffnenden Dialog erlaubt man die Teilnahme per Link:

Konferenz, welcher per Link beigetreten werden kann

Direkt nach Bestätigung erhält man die Möglichkeit, den Link zur Konferenz zu kopieren. Daraufhin erscheint die Konferenz links in der Liste, ist aber noch NICHT gestartet. Das bedeutet: Sie können eine Konferenz auch Tage vorab planen und Ihren Gesprächspartnern den Link zukommen lassen.

Zum Termin wird dann einfach die Konferenz geöffnet (über die Liste links) und über „Anruf starten“ begonnen. Ihr Gegenüber klickt zum Termin einfach auf den Link und kann der Konferenz beitreten. Das funktioniert ohne Installation nur unter Nutzung des Browsers – sowohl am PC als auch dem Smartphone oder Tablet.

Die Bedienung der Konferenz ist im Weiteren identisch (siehe oben).

Planen von Konferenzen

Randnotiz: Über den Kalender (eigenen Icon im Kopfbereich) lassen sich Termine planen. Via „Teilnehmer“ lassen sich Personen einladen (externe per E-Mail-Adresse) und es lässt sich auch direkt ein Besprechungsraum erstellen – die Teilnehmer erhalten dann mit der Einladung automatisch den Link zur Teilnahme an der Konferenz.

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