j-lawyer.org Anwenderdokumentation

GNU AFFERO GENERAL PUBLIC LICENSE Version 3

j-lawyer.org

Inhaltsverzeichnis

Autoren / Mitwirkende 3

Änderungshistorie 3

Start der Anwendung 5

Start und Stoppen des j-lawyer.org Servers 5

Start des j-lawyer.org Clients 5

Direktstart des j-lawyer.org Clients in die Desktopansicht 6

Aufbau der Programmoberfläche 7

Navigation, Aufbau der Programmoberfläche 7

“Mein Desktop” 8

Aktenverwaltung 10

Akten suchen 10

Aktenzeichen 10

Dokumentvorschau 11

Aktenhistorie 12

Aktenübergreifende Historie 12

Kontakte / Adressen 14

Adressen suchen 14

Adresse importieren 14

Dokumentenmanagement 15

Allgemeine Hinweise zur Dokumentbearbeitung 15

Dokumentvorlagen 16

Platzhalter 16

Dateinamen-Automatik 19

Scanner integrieren 19

Volltextsuche 20

Dokumente in externen Programmen öffnen 21

PDF-Konvertierung 23

Dokumente verschlüsselt versenden 24

LibreOffice Auto-Texte zentral im Netzwerk nutzen 25

Microsoft Word als alternativer Editor 26

Wiedervorlagen und Fristen 27

Emailintegration 28

Add-Ons: Drebis 29

Allgemeines zur Drebis-Schnittstelle 29

Add-Ons: Sipgate 30

Unterstützte Landeskennzahlen 30

Systemadministration 31

Aktenzeichen bearbeiten / ändern 31

Netzwerkeinstellungen für Mehrbenutzerbetrieb 31

Portkonflikte beheben 32

Datensicherung und -synchronisation 32

Daten aus einer Sicherung wiederherstellen (über Backupmanager) 33

Daten aus einer Sicherung wiederherstellen (j-lawyer.BOX) 34

Daten aus einer Sicherung wiederherstellen (manuell) 35

Automatischer HTML-Export 36

Monitoring 36

Deinstallation 38

Deinstallation auf Windows-Systemen 38

Deinstallation auf Linux-Systemen 38

Deinstallation auf Mac OS-Systemen 39

Fehlerbehebung 40

LibreOffice öffnet Dokumente immer im Hintergrund 40

Probleme mit Kopieren und Einfügen unter Mac OS 40

PDF-Konvertierung unter Mac OS 41

j-lawyer.BOX: Login Administrationsoberfläche schlägt fehl 41

j-lawyer.BOX: Login in j-lawyer.org Client schlägt fehl 42

j-lawyer.BOX 45

Verbindung mit einer j-lawyer.BOX 45

Aktualisierung / Einspielen von Updates 45

Synchronisation zweier j-lawyer.BOXen 47



Autoren / Mitwirkende

Jens Kutschke – j-lawyer.org, info@j-lawyer.org

Änderungshistorie

Version

Date

Editor

Notes

0.1

Jun 24 2016

Jens Kutschke

Initiale Version, Inhalte aus der aktuellen Dokumentation auf der Website übernommen.

0.2

Jun 29 2016

Jens Kutschke

j-lawyer.org 1.8

0.3

Aug 1 2016

Jens Kutschke

Start der Anwendung

0.4

Sep 21 2016

Jens Kutschke

Nutzerdefinierte Aktenzeichen

0.5

Oct 21 2016

Jens Kutschke

Portkonfiguration

0.6

Jan 18 2017

Jens Kutschke

LibreOffice immer im Vordergrund starten

0.61

Jan 23 2017

Jens Kutschke

Update Drebis-Editierbarkeit

0.62

Jan 25 2017

Jens Kutschke

Netzwerkbindings

0.7

Feb 10 2017

Jens Kutschke

Deinstallation

0.8

Feb 17 2017

Jens Kutschke

j-lawyer.org Version 1.8.1

0.9

Apr 24 2017

Jens Kutschke

Direktstart in Desktopansicht

1.1

May 13 2017

Jens Kutschke

Dokumente in externen Programmen öffnen auf Mac

1.2

Jul 11 2017

Jens Kutschke

Kopieren und Einfügen unter Mac OS, LibreOffice-AutoText zentral im Netzwerk

1.3

Jul 27 2017

Jens Kutschke

Dokumente in externen Programmen öffnen unter Microsoft Windows

1.4

Aug 11 2017

Jens Kutschke

PDF-Konvertierung unter macOS

1.5

Sep 9 2017

Jens Kutschke

Korrektur Anpassung Startaktenzeichen seit Version 1.8

1.6

Oct 2 2017

Jens Kutschke

J-lawyer.BOX Login in Administrationsoberfläche

1.7

Oct 25 2017

Jens Kutschke

J-lawyer.BOX Login in j-lawyer.org Client

1.8

Jan 31 2018

Jens Kutschke

Microsoft Office Word – Anbindung

1.9

Jul 11 2018

Jens Kutschke

Synchronisationzweier j-lawyer.BOXen

1.10

Aug 05 2018

Jens Kutschke

Datensicherungskapitel überarbeitet

1.11

Sep 17 2018

Jens Kutschke

Neue Platzhalter


Start der Anwendung

Start und Stoppen des j-lawyer.org Servers

Versionen

Plattformen

1.0+

Alle



Windows:



Linux:



macOS:

cd /Library/LaunchDaemons

sudo launchctl start j-lawyer-server

cd /Library/LaunchDaemons

sudo launchctl unload /Library/LaunchDaemons/j-lawyer-server.plist



Start des j-lawyer.org Clients

Versionen

Plattformen

1.0 bis 1.7.1

Alle

1.8+

Alle, neuer JNDI-Port



Nach dem Start des j-lawyer.org Clients ist zwingend eine Anmeldung mit gültigen Nutzerdaten notwendig. Handelt es sich um eine Neuinstallation, so gibt es folgende voreingestellte Nutzer:


Abbildung 1: Login-Dialog, Eingabe von Nutzername und Passwort




Vor einer Anmeldung ist im Falle einer ersten Nutzung unter “Verbindung” der Name oder die IP des Servers einzutragen (bzw. “localhost”, wenn j-lawyer.org Server und j-lawyer.org Client auf dem selben Gerät genutzt werden).

Bis einschließlich Version 1.7.1. sind die Ports wie folgt einzugeben:

Ab Version 1.8 wie folgt:


Abbildung 2: Login-Dialog, Eingabe der Verbindungsdaten




Direktstart des j-lawyer.org Clients in die Desktopansicht

Versionen

Plattformen

1.9+

Alle



Der Login-Dialog des j-lawyer.org Clients kann optional übersprungen werden – so ist ein direkter Start bis zur “Mein Desktop”-Ansicht möglich. Dazu müssen beim Start folgende Kommandozeoilenparameter übergeben werden:

also bspw. “localhost 8080 8080 admin a”



Insbesondere in Umgebungen in denen der Client regelmässig für verschiedene j-lawyer.org-User oder -Server gestartet wird, kann diese Funktionalität Zeit sparen.



Hinweis: Um die Sicherheit Ihrer Installation zu gewährleisten, stellen Sie sicher dass die Funktionalität nur in kontrollierten und entsprechend abgesicherten Umgebungen genutzt wird. Insbesondere wenn Nutzername und Passwort in Skripten verwendet werden, so ist sicherzustellen dass kein anderer Nutzer des Betriebssystems das Skript lesen und somit Kenntnis des Passwortes erhalten kann.





Abbildung 3: Login-Dialog, j-lawyer.BOX-Integration


Aufbau der Programmoberfläche

Navigation, Aufbau der Programmoberfläche

Versionen

Plattformen

1.0+

Alle

“Mein Desktop”

Versionen

Plattformen

1.0+

Alle

1.8+

Alle, vollständig überarbeitete Desktopansicht



Die “Mein Desktop”-Ansicht bietet alle wichtigen Informationen auf einen Blick und ermöglicht eine Navigation zum jeweiligen Element:



Der Bereich “Zuletzt geändert” zeigt Informationen zur Akte sowie den für die Akte verantwortlichen Anwalt.

Der Bereich “Fällig” zeigt fällige und überfällige Fristen und Wiedervorlagen, sortiert nach Fälligkeitsdatum in absteigender Reihenfolge. Es wird der für die Frist oder Wiedervorlage verantwortliche Bearbeiter angezeigt. Die Bedeutung der Icons und Schriftformatierungen im Einzelnen:

Ein Verweilen mit der Maus über einer Akte, Wiedervorlage oder Frist blendet weitere Informationen ein. Über Doppelklick können Sie zur Akte navigieren. Fristen und Wiedervorlagen lassen sich durch Klicken der Auswahlkästchens als erledigt markieren und verschwinden beim nächsten Laden der Darstellung aus dem Arbeitsvorrat.




Abbildung 4: Desktopansicht in j-lawyer.org ab Version 1.8






Aktenverwaltung

Akten suchen

Versionen

Plattformen

1.8.1+

alle



Im Navigationsbaum am linken Bildschirmrand unter “bearbeiten” bzw. “einsehen” können Sie Akten über eine Schnellsuche finden. Durchsucht werden

Zusätzlich ist eine Einschränkung über Tags möglich.

Voreingestellt ist eine Suche ohne archivierte Akten – soll das Archiv mit durchsucht werden, so ist die Option “Archivsuche” zu aktivieren.

Aktenzeichen

Versionen

Plattformen

1.8+

alle



j-lawyer vergibt automatisch Aktenzeichen im Format „fünfstellige lfd. Nummer + / + zweistellige Jahreszahl“, also bspw. 00123/12. Für Umsteiger kann es hilfreich sein, das „Start-Aktenzeichen“ einstellen zu können. Dazu kann in der Datei ~/j-lawyer-server/wildfly-9.0.2.Final/standalone/configuration/standalone-full.xml folgender Eintrag (unterhalb der anderen j-lawyer-Einträge) im Abschnitt “system-properties” gemacht werden:

<system-properties>
<property name="jlawyer.server.basedirectory" value="..."/>
<property name="jlawyer.server.initdir" value="..."/>
<property name="jlawyer.server.numbering.foryear" value="2017"/>
<property name="jlawyer.server.numbering.startfrom" value="
150"/>
</system-properties>

(Beispiel für einen Beginn bei laufender Nummer 150 für das Jahr 2017, die grünen Zeilen sind neu einzufügen, die fett gedruckten Werte dabei entsprechend den Anforderungen ersetzen)
In den Folgejahren wird dann wie erwartet bei 00000 begonnen.

Diese Änderung erfordert einen Neustart des j-lawyer.org Serverdienstes.



Versionen

Plattformen

1.8+

alle


Ab Version 1.8 kann über Menü “Einstellungen” - “Akten” - “Aktenzeichen-Schema” definiert werden, wie Aktenzeichen automatisch gebildet werden.


Es sind folgende Werte nutzbar:


C – zufälliger Buchstabe

R – Zufallsziffer

N – unabhängig laufende Nummer

n – innerhalb anderer Kriterien laufende Nummer


Daraus lassen sich für individuelle Anforderungen passende Aktenzeichen-Schemata definieren, bspw.



Monat und Tag können wahlweise als M oder MM bzw. D oder DD angegeben werden. Bei einfachem Buchstaben M oder D werden einstellige Zahlenwerte auch nur einstellig übernommen, bei Nutzung von MM oder DD werden ggf. führende Nullen eingefügt.


In jedem Fall wird j-lawyer.org die Eindeutigkeit des Aktenzeichens forcieren.




Dokumentvorschau

Versionen

Plattformen

1.8+

alle



Innerhalb der Akte wird durch einen einfachen Klick auf das Dokument eine Vorschau angezeigt. Folgende Formate werden unterstützt:

Ein Doppelklick öffnet das Dokument im entsprechenden Editor.

Dokumentvorschau
Abbildung 5: Direkte Anzeige eines Dokumentes am Beispiel eines PDFs




Aktenhistorie

Versionen

Plattformen

1.0+

alle



<todo>

Aktenübergreifende Historie

Versionen

Plattformen

1.8+

alle



Neben der in jeder Akte angezeigten spezifischen Historie, gibt es

So lassen sich schnell eigene Änderungen auffinden oder von Kollegen bearbeitete Fälle auffinden.


Abbildung 6: aktenübergreifende Historienanzeige




Im oberen Bereich des Dialogs ist ein Zeistrahl abgebildet, der die gesamte im System erfasste Historie umfasst. Durch Bewegung der blauen (ab...) und roten (bis...) Markierungen kann auf einen Zeitraum eingeschränkt werden. Ebenfalls im oberen Bereich befindet sich ein Auswahlfeld zur Einschränkung der Treffermenge. Voreingestellt ist eine Beschränkung auf 500 Einträge.

Die Ergebnismenge visualisiert – nach Kalendertagen gruppiert – die geänderten Akten sowie welcher Nutzer welche Änderung vorgenommen hat. Ein Klick auf Aktennummer oder Kurzrubrum navigiert direkt zur jeweiligen Akte.

Kontakte / Adressen

Adressen suchen

Versionen

Plattformen

1.8.1+

alle



Im Navigationsbaum am linken Bildschirmrand unter “bearbeiten” bzw. “einsehen” können Sie Adressen über eine Schnellsuche finden. Durchsucht werden

Zusätzlich ist eine Einschränkung über Tags möglich.

Adresse importieren

Versionen

Plattformen

1.7+

alle



Ab j-lawyer.org Version 1.7 können Adresse im vCard-Format importiert werden. Dabei werden in der Datenbank existierende Kontakte weder geändert noch gelöscht, es werden ausschließlich neue Adressen angelegt. Nach Auswahl einer Importdatei bekommen Sie eine Übersicht der darin enhaltenen Kontakte und können über ein Auswahlfeld exakt bestimmen welche Adressen sie importieren / nicht importieren wollen.



Dokumentenmanagement

Allgemeine Hinweise zur Dokumentbearbeitung

Versionen

Plattformen

1.8.1+

alle


Mit Version 1.8.1 wurde eine vollständig überarbeitete Anwendungsanbindung für LibreOffice und andere externe Applikationen geliefert. Folgendes ist bei der Arbeit mit Dokumenten zu beachten:

Wird der j-lawyer.org Client geschlossen während noch Dokumente geöffnet sind, so wird ein Dialog mit den als noch offen erkannten Dokumenten angezeigt. Speichern und schließen Sie dann alle Dokumente und beenden Sie dann den j-lawyer.org Client.

Der genannte Dialog ist auch jederzeit über das Menü “?”, Menüpunkt “Dokumentmonitor” zu öffnen und zeigt aktuell “überwachte” Dokumente an:


Abbildung 7: Dokumentmonitor




Dokumentvorlagen

Platzhalter

Versionen

Plattformen

0.9+

alle


Folgende Platzhalterinhalte einer Dokumentvorlage werden beim Erstellen eines neuen Dokumentes aus einer Akte heraus automatisch mit Werten befüllt. Der Beteiligte / die Beteiligten in der Akte, deren Daten in das Dokument übernommen werden sollen, können entweder vorher markiert oder direkt im Dokument-erstellen-Dialog gewählt werden.



 {{KURZDATUM}}    Datum in der Form TT.MM.JJJJ
 {{LANGDATUM}}    Datum in der Form Wochentag, TT.MM.JJJJ
 {{DOK_DZ}} Diktatzeichen des Dokuments
 {{MANDANT_NAME}}    Name des Mandanten
 {{MANDANT_VORNAME}}    Vorname des Mandanten
 {{MANDANT_TITEL}}    Titel des Mandanten
 {{MANDANT_FIRMA}}    Firmenbezeichnung
 {{MANDANT_ANREDE}}    Anrede des Mandanten
 {{MANDANT_NACHTEXT}}    Grusswort des Mandanten
 {{MANDANT_GEB}}    Geburtsdatum des Mandanten
 {{MANDANT_STRASSE}}    Strasse des Mandanten
 {{MANDANT_ORT}}    Ort des Mandanten
 {{MANDANT_PLZ}}    Postleitzahl des Mandanten
 {{MANDANT_LAND}}    Land des Mandanten
 {{MANDANT_TEL}}    Telefonnummer des Mandanten
 {{MANDANT_MOBIL}}    Mobilnummer des Mandanten
 {{MANDANT_FAX}}    Faxnummer des Mandanten
 {{MANDANT_EMAIL}}    Emailadresse des Mandanten
 {{MANDANT_WWW}}    Homepage des Mandanten
 {{MANDANT_BANK}}    Bank des Mandanten
 {{MANDANT_BLZ}}    Bankleitzahl der Bank des Mandanten
 {{MANDANT_KONTONR}}    Kontonummer des Mandanten
 {{MANDANT_RECHTSSCHUTZ}}    Rechtsschutz des Mandanten
 {{MANDANT_VRECHTSSCHUTZ}}    Vehrkehrsrechtsschutz des Mandanten
 {{MANDANT_KFZVERS}}    Kraftfahrtversicherung des Mandanten
 {{MANDANT_EIGENE1}}    nutzerdefiniertes Feld 1
 {{MANDANT_EIGENE2}}    nutzerdefiniertes Feld 2
 {{MANDANT_EIGENE3}}    nutzerdefiniertes Feld 3
{{MANDANT_GEB}} Geburtsdatum des Mandanten
{{MANDANT_
AKTE_KONTAKT}} Ansprechpartner des Mandanten innerhalb einer Akte
{{MANDANT_AKTE_ZEICHEN}} AZ1/Referenz des Mandanten innerhalb einer Akte
{{MANDANT_AKTE_EIGENE1}} Eigenes Feld 1 des Mandanten innerhalb einer Akte
{{MANDANT_AKTE_EIGENE2}} Eigenes Feld 2 des Mandanten innerhalb einer Akte
{{MANDANT_AKTE_EIGENE3}} Eigenes Feld 3 des Mandanten innerhalb einer Akte {{GEGNER_NAME}}    Name des Gegners {{GEGNER_VORNAME}}    Vorname des Gegners {{GEGNER_TITEL}} Titel des Gegners {{GEGNER_FIRMA}}    Firmenbezeichnung {{GEGNER_ANREDE}}    Anrede des Gegners {{GEGNER_NACHTEXT}}    Grusswort des Gegners {{GEGNER_GEB}} Geburtsdatum des Gegners {{GEGNER_STRASSE}}    Strasse des Gegners {{GEGNER_ORT}}    Ort des Gegners {{GEGNER_PLZ}}    Postleitzahl des Gegners {{GEGNER_LAND}}    Land des Gegners {{GEGNER_TEL}}    Telefonnummer des Gegners {{GEGNER_MOBIL}}    Mobilnummer des Gegners {{GEGNER_FAX}}    Faxnummer des Gegners {{GEGNER_EMAIL}}    Emailadresse des Gegners {{GEGNER_WWW}}    Homepage des Gegners {{GEGNER_BANK}}    Bank des Gegners {{GEGNER_BLZ}}    Bankleitzahl der Bank des Gegners {{GEGNER_KONTONR}}    Kontonummer des Gegners {{GEGNER_RECHTSSCHUTZ}}    Rechtsschutz des Gegners {{GEGNER_VRECHTSSCHUTZ}} Verkehrsrechtsschutz des Gegners {{GEGNER_KFZVERS}} Kraftfahrtversicherung des Gegners {{GEGNER_EIGENE1}} nutzerdefiniertes Feld 1 {{GEGNER_EIGENE2}} nutzerdefiniertes Feld 2 {{GEGNER_EIGENE3}} nutzerdefiniertes Feld 3
{{GEGNER_GEB}} Geburtsdatum des Gegners
{{GEGNER_
AKTE_KONTAKT}} Ansprechpartner des Gegners innerhalb einer Akte
{{GEGNER_AKTE_ZEICHEN}} AZ1/Referenz des Gegners innerhalb einer Akte
{{GEGNER_AKTE_EIGENE1}} Eigenes Feld 1 des Gegners innerhalb einer Akte
{{GEGNER_AKTE_EIGENE2}} Eigenes Feld 2 des Gegners innerhalb einer Akte
{{GEGNER_AKTE_EIGENE3}} Eigenes Feld 3 des Gegners innerhalb einer Akte

In Version 1.5 wurden die GEGNERVT-Platzhalter durch DRITTE ersetzt (die alten Platzhalter funktionieren aus Kompatibilitätsgründen weiterhin):



 {{DRITTE_NAME}}    Name des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_VORNAME}}    Vorname des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_TITEL}}    Titel des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_FIRMA}}    Firmenbezeichnung
 {{DRITTE_ANREDE}}    Anrede des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_NACHTEXT}}    Grusswort des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_GEB}}    Geburtsdatum des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_STRASSE}}    Strasse des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_ORT}}    Ort des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_PLZ}}    Postleitzahl des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_LAND}}    Land des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_TEL}}    Telefonnummer des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_MOBIL}}    Mobilnummer des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_FAX}}    Faxnummer des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_EMAIL}}    Emailadresse des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_WWW}}    Homepage des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_BANK}}    Bank des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_BLZ}}    Bankleitzahl der Bank des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_KONTONR}}    Kontonummer des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_RECHTSSCHUTZ}}    Rechtsschutz des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_VRECHTSSCHUTZ}}    Verkehrsrechtsschutz des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_KFZVERS}}    Kraftfahrtversicherung des Drittbeteiligten
 {{DRITTE_EIGENE1}}    nutzerdefiniertes Feld 1
 {{DRITTE_EIGENE2}}    nutzerdefiniertes Feld 2
 {{DRITTE_EIGENE3}}    nutzerdefiniertes Feld 3
{{DRITTE_GEB}} Geburtsdatum des Drittbeteiligten
{{DRITTE_
AKTE_KONTAKT}} Ansprechpartner des Drittbeteiligten innerhalb einer Akte
{{DRITTE_AKTE_ZEICHEN}} AZ1/Referenz des Drittbeteiligten innerhalb einer Akte
{{DRITTE_AKTE_EIGENE1}} Eigenes Feld 1 des Drittbeteiligten innerhalb einer Akte
{{DRITTE_AKTE_EIGENE2}} Eigenes Feld 2 des Drittbeteiligten innerhalb einer Akte
{{DRITTE_AKTE_EIGENE3}} Eigenes Feld 3 des Drittbeteiligten innerhalb einer Akte {{AKTE_NR}}    Aktennummer {{AKTE_ZEICHEN}}    Aktenzeichen {{AKTE_BEZEICHNUNG}}    Bezeichnung der Akte {{AKTE_WEGEN}}    "wegen" {{AKTE_ANWALT}}    der für die Akte verantwortliche Anwalt {{AKTE_SACHBEARBEITER}}    der für die Akte verantwortliche Sachbearbeiter {{AKTE_NOTIZ}}    Notiz zur Akte {{AKTE_SCHADENNR}}    Schadennummer zur Akte {{AKTE_GEGENSTANDSWERT}}    Gegenstandswert {{AKTE_EIGENE1}} nutzerdefiniertes Feld 1 {{AKTE_EIGENE2}} nutzerdefiniertes Feld 2 {{AKTE_EIGENE3}} nutzerdefiniertes Feld 3 {{PROFIL_FIRMA}} Profildaten: Firmenbezeichnung {{PROFIL_STRASSE}} Profildaten: Strasse {{PROFIL_STRASSE2}} Profildaten: Adresszusatz {{PROFIL_PLZ}} Profildaten: Postleitzahl {{PROFIL_ORT}} Profildaten: Ort {{PROFIL_LAND}} Profildaten: Land {{PROFIL_TEL}} Profildaten: Telefonnummer {{PROFIL_FAX}} Profildaten: Faxnummer {{PROFIL_MOBIL}} Profildaten: Mobilnummer {{PROFIL_EMAIL}} Profildaten: E-Mailadresse {{PROFIL_WWW}} Profildaten: Internetadresse {{PROFIL_STNR}} Profildaten: Steuernummer {{PROFIL_BANK}} Profildaten: Bank {{PROFIL_KONTONR}} Profildaten: Kontonummer {{PROFIL_BLZ}} Profildaten: Bankleitzahl

Dateinamen-Automatik

Versionen

Plattformen

1.8.1+

alle


In den Voreinstellungen bildet j-lawyer.org automatisch einen Dateinamen auf Basis der gewählten Vorlagen und des aktuellen Datums. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, die Namen von Mandanten, Gegnern oder Dritten automatisch im Dateinamen zu vermerken. Dazu müssen im Dateinamen der jeweiligen Vorlage folgende Zeichenketten enthalten sein:

Beispiel:

Eine Vorlage “Schreiben an MANDANT.odt” würde bei Dokumenterstellung ein Dokument “Schreiben an Mustermann Peter.odt” generieren, sofern Peter Mustermann als Mandant in der Akte geführt wird.

Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung.

Scanner integrieren

Versionen

Plattformen

1.7.1+

alle


j-lawyer bietet eine einfache Möglichkeit, gescannte oder andere bereits vorhandene Dokumente halbautomatisch zu Akten zuzuordnen. Dazu überwacht die Anwendung einen Ordner auf dem Server und zeigt an den Arbeitsplätzen die Dokumente in diesem Ordner an, sowie eine Liste möglicher Aktionen: Dokument löschen, Dokument einer der zuletzt geänderten Akten zuordnen, Dokument einer Akte zuordnen, deren Aktennummer oder Kurzrubrum Ähnlichkeit mit dem Dokumentnamen hat, oder Suchen einer Akte mit anschließender Zuordnung. Heißt das Dokument bspw. „387.pdf“, so wird bspw. das Zuordnen zu einer Akte 00387/12 vorgeschlagen; heißt das Dokument „meier.pdf“, würde bspw. die Akte „Schulze ./. Meier“ vorgeschlagen werden.

Konfigurieren Sie Ihren Scanner so, daß alle Scans automatisch in diesem Ordner abgelegt werden, haben Sie so eine komfortable Möglichkeit, direkt im j-lawyer auf die Dokumente zuzugreifen.

Um diese Funktionalität zu nutzen, bearbeiten Sie die Einstellung direkt im j-lawyer Client unter „Einstellungen“ – „Modul ‚Dokumente'“ – „Scannerintegration“, bpsw für Linux

/home/<Nutzer>/<Verzeichnis>

(Nutzer und Verzeichnis entsprechend ersetzen, bspw. /home/j-lawyer/j-lawyer-server/scans)

Oder für Windows:

<Laufwerk>:/<Verzeichnis>

(Laufwerk und Verzeichnis entsprechend ersetzen, bspw. C:/j-lawyer-server/scans)

Im „Scans“-Dialog im j-lawyer Client klicken Sie dann auf das gewünschte Dokument (Doppelklick öffnet es), und klicken Sie doppelt auf einen Aktionsvorschlag um ihn auszuführen.



Volltextsuche

Versionen

Plattformen

1.7.1+

alle


j-lawyer beinhaltet eine integrierte Suchmaschine, mit der Sie alle textbasierten Dokumente durchsuchen können. Dabei stehen folgende durchsuchbare Felder zur Verfügung:

Bei einfacher Eingabe eines Suchbegriffs wird immer der Text der Dokumente durchsucht (Standardfeld). Suche in anderen Feldern ist durch Voranstellen des Feldnamens möglich. Bspw. sucht „autor:anwalt1“ nach allen Dokumenten, die von einem Nutzer mit dem Nutzernamen „anwalt1“ erstellt wurden.

Suchen nach Wortgruppen sind über Hochkommata möglich, bspw. „Klage gegen Müller“. Suchen in mehreren Feldern sind durch Nutzung der Operatoren AND und OR möglich, bspw. „text:klage AND autor:anwalt1“ oder einfach „klage AND autor:anwalt1“.

Es werden Wildcards unterstützt, Suche nach „te?t“ sucht bspw. nach text und test, test* sucht nach allen Wörtern die mit „test“ beginnen – also: ? als Wildcard für EIN Zeichen, * als Wildcard für beliebig viele Zeichen.



Dokumente in externen Programmen öffnen

Versionen

Plattformen

1.7.1+

alle


j-lawyer geht wie folgt vor, um Dokumente zum Einsehen oder Bearbeiten zu öffnen:

Es kann Situationen geben, wo von LibreOffice unterstützte Formate zwingend mit einer anderen Applikation geöffnet werden sollen. Dazu gibt es unter „Einstellungen“ – „Dokumente“ – „externe Programme“ entsprechende Konfigurationen. Fügen Sie zuerst einen Dateityp hinzu, bspw. jpg. Daraufhin können Sie eine ausführbare Datei auswählen und Parameter, die beim Öffnen zum Lesen bzw. zum Editieren an das ausgewählte Programm übergeben werden. Der (voreingestellte) Parameter DATEINAME wird dabei von j-lawyer automatisch ersetzt und sollte in jedem Fall erhalten bleiben und bei Bedarf lediglich um weitere Parameter ergänzt werden.



Auf Mac OS gibt es einen “Universalstarter” namens “open”, der zum Öffnen von Dateien mit vorhandenen Programmen verwendet werden kann. Zu finden ist er unter /usr/bin/open, er erwartet als Parameter unter anderem auch den Namen des auszuführenden Programmes. Um bspw. PNG-Dateien mit “Preview” bzgw. “Vorschau” zu öffnen, lauten die Einstellungen im j-lawyer.org Client wie folgt:

Abbildung 8: externes Programm unter Mac OS konfigurieren




Ein ähnliches “Universalstarter”-Verhalten kann unter Windows mit cmd.exe und dem “start”-Befehl erreicht werden. Dies ist insbesondere auch dann hilfreich, wenn bspw. Microsoft Word für .doc / .docx – Dokumente verwendet werden soll:

Abbildung 9: externes Programm unter Microsoft Windows konfigurieren




Hinweis: sollte es mit den Einstellungen oben Probleme beim Öffnen von Dateien mit Leerzeichen im Dateinamen geben, so sind die Parameter zu ändern von “/c start /wait DATEINAME” nach “/c DATEINAME”.

PDF-Konvertierung

Versionen

Plattformen

1.8+

alle


j-lawyer.org ist in der Lage, die meisten Dokumentenformate automatisch im Hintergrund nach PDF zu konvertieren, insbesondere bei

Die Konvertierung wird dabei für den Nutzer nicht direkt sichtbar im Hintergrund durchgeführt und benutzt eine externe Bibliothek “unoconv”.

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung von j-lawyer.org 1.8 bestand eine Restriktion insbesondere für Installationen auf Mac OS X: unoconv ist auf Mac OS X nicht lauffähig in Kombination mit LibreOffice 5.



Dokumente verschlüsselt versenden

Versionen

Plattformen

1.9.1+

alle


Vertrauliche Dokumente können aus der Akte heraus verschlüsselt versendet werden, bspw. per E-Mail. Voraussetzung dafür ist, dass einmalig pro Kontakt ein individuelles Passwort vergeben wird.

Passwort vergeben

Um ein Passwort zu vergeben, einzusehen oder zu ändern, wird der Kontakt über die Adressverwaltung geöffnet. Im Kopfbereich (oben rechts) befindet sich ein Verschlüsselungssymbol.