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Jens Kutschke – j-lawyer.org , info@j-lawyer.org

Windows:

• •im Startmenü nach “Dienste” suchen und diese Anwendung starten, es erscheint eine Liste von installierten Diensten 

• •Scrollen zum Dienst “j-lawyer.org-Server” 

• •via Rechtsklick auf den Dienst kann dieser beendet / gestartet werden 

Linux:

• •Terminal öffnen 

• •Kommando zum Starten des Dienstes: sudo service j-lawyer-server start 

• •Kommando zum Stoppen des Dienstes: sudo service j-lawyer-server stop 

• •Kommando zum Neustarten des Dienstes: sudo service j-lawyer-server restart 

• •Kommando zum Ermitteln des Dienststatus: sudo service j-lawyer-server status 

macOS:

cd /Library/LaunchDaemons

sudo launchctl start j-lawyer-server

• •Kommando zum Stoppen des Dienstes: 

cd /Library/LaunchDaemons

sudo launchctl unload /Library/LaunchDaemons/j-lawyer-server.plist

Nach dem Start des j-lawyer.org Clients ist zwingend eine Anmeldung mit gültigen Nutzerdaten notwendig. Handelt es sich um eine Neuinstallation, so gibt es folgende voreingestellte Nutzer:

• •Nutzer “user”, Passwort “u” - Nutzer mit eingeschränkten Rechten 

• •Nutzer “admin”, Passwort “a” - Nutzer mit vollen administrativen Rechten 

Vor einer Anmeldung ist im Falle einer ersten Nutzung unter “Verbindung” der Name oder die IP des Servers einzutragen (bzw. “localhost”, wenn j-lawyer.org Server und j-lawyer.org Client auf dem selben Gerät genutzt werden) sowie der zu verwendende Netzwerkport (in der Regel 8080).

Folgende Verbindungsarten sind verfügbar:

• •Standard: die Daten zwischen j-lawyer.org Client und Server werden unverschlüsselt übertragen. Diese Option ist innerhalb eines lokalen Unternehmensnetzwerkes in der Regel akzeptabel. 

• •SSL: der j-lawyer.org Server selbst wurde mit einem SSL-Verschlüsselungszertifikat ausgestattet oder befindet sich hinter einem sogenannten Reverse Proxy, welcher Verschlüsselung beherrscht. Diese Option nutzt Transportverschlüsselung und bietet eine hohe Sicherheit, auch wenn die Daten über öffentliche Netze (wie das Internet) übertragen werden. Diese Variante erfordert zusätzliche Konfigurationen auf Serverseite. 

• •SSH-Tunnel: der j-lawyer.org Client verbindet sich über eine verschlüsselte SSH-Verbindung mit dem j-lawyer.org Server. Auf dem Gerät, auf welchem der j-lawyer.org Server installiert ist, muss ein SSH-Dienst laufen, was bspw. auf Linuxservern gegeben ist. Diese Option nutzt Transportverschlüsselung und bietet eine hohe Sicherheit, auch wenn die Daten über öffentliche Netze (wie das Internet) übertragen werden. Es ist in der Regel keine besondere Konfiguration notwendig. Es empfiehlt sich, einen dedizierten Nutzer für den Aufbau des SSH-Tunnels zu verwenden, der außer einer SSH-Verbindung keine Berechtigungen auf dem Server hat. Gerät der Nutzer in fremde Hände, ist das Risiko beschränkt. Ein solcher Nutzer lässt sich unter Debian oder Ubuntu-Derivaten bspw. per
  
  sudo adduser -r -s /bin/nologin jlawyer oder
  sudo adduser jlawyer --shell=/bin/false –no-create-home
  
  erstellen. Die Verbindungsparameter für den SSH-Tunnel lauten wie folgt: 

  • ◦Host, Port: Servername und Port des SSH-Dienstes (in der Regel 22) 

  • ◦Nutzer, Passwort: Nutzername und Passwort des SSH-berechtigten Nutzers auf dem Server 

  • ◦Server lauscht auf Port: der Netzwerkport auf dem Server, auf welchem der j-lawyer.org Server lauscht – in der Regel 8080. 

 Anschließend verbindet man sich per Server und Port nicht zum Server selbst,

        sondern auf localhost. Die Portangabe unterhalb des Server ist der „Startport“, ab

 welchem automatisch ein freier lokaler Port ausgewählt wird. So können mehrere

 Clients auf dem selben Gerät über jeweils eigene SSH-Tunnel zum Server

 verbinden.

Der Login-Dialog des j-lawyer.org Clients kann optional übersprungen werden – so ist ein direkter Start bis zur “Mein Desktop”-Ansicht möglich. Dazu müssen beim Start folgende Kommandozeilenparameter übergeben werden:

• •Server 

• •Port 

• •Nutzername 

• •Passwort 

also bspw. “localhost 8080 admin a”

Option 2: SSL-verschlüsselte Verbindung (Sicherheit „SSL“)

• •Server 

• •Port 

• •Nutzername 

• •Passwort 

• •„ssl“ als Verbindungsmodus 

also bspw. “localhost 443 admin a ssl”

Option 3: Verbindung per SSH (Sicherheit „SSH-Tunnel“)

• •in der Regel „localhost“ 

• •Port 

• •Nutzername 

• •Passwort 

• •„ssh“ als Verbindungsmodus 

• •IP oder Name des Servers 

• •Port des Servers, auf welchem der SSH-Dienst verfügbar ist 

• •Nutzername des SSH-Nutzers 

• •Passwort des SSH-Nutzers 

• •Port auf dem Server, auf welchem der j-lawyer.org Server lauscht 

also bspw. “localhost 8080 admin a ssh 84.2.3.4 22 root rootpasswort 8080”

Insbesondere in Umgebungen in denen der Client regelmäßig für verschiedene j-lawyer.org-User oder -Server gestartet wird, kann diese Funktionalität Zeit sparen.

Hinweis: Um die Sicherheit Ihrer Installation zu gewährleisten, stellen Sie sicher dass die Funktionalität nur in kontrollierten und entsprechend abgesicherten Umgebungen genutzt wird. Insbesondere wenn Nutzername und  Passwort in Skripten verwendet werden, so ist sicherzustellen dass kein anderer Nutzer des Betriebssystems das Skript lesen und somit Kenntnis des Passwortes erhalten kann.

• •aktuelles Datum 

• •ungelesene Emails 

• •Tipp des Tages 

• •angemeldeter Nutzer 

• •Welche Akten wurden zuletzt geändert? Durch wen? 

• •Welche Fristen und Wiedervorlagen sind fällig oder überfällig? Wer ist zuständig? 

• •u.v.m. 

Der Bereich “Zuletzt geändert” zeigt Informationen zur Akte sowie den für die Akte verantwortlichen Anwalt.

Der Bereich “Fällig” zeigt fällige und überfällige Termine, Fristen und Wiedervorlagen, sortiert nach Fälligkeitsdatum in absteigender Reihenfolge. Es wird der für die Frist oder Wiedervorlage verantwortliche Bearbeiter angezeigt. Die Bedeutung der Icons und Schriftformatierungen im Einzelnen:

Ein Verweilen mit der Maus über einer Akte, Wiedervorlage oder Frist blendet weitere Informationen ein. Über Doppelklick können Sie zur Akte navigieren. Fristen und Wiedervorlagen lassen sich durch Klicken der Auswahlkästchens als erledigt markieren und verschwinden beim nächsten Laden der Darstellung aus dem Arbeitsvorrat.

Die Kurzanleitung soll helfen, schnell eine fertig konfigurierte j-lawyer.org – Installation zu erstellen, die korrekte Funktionsweise sicherzustellen und mit den wichtigsten Funktionen des Programmes vertraut zu sein. Dazu benötigen Sie folgende Schritte:

Beim ersten Start „fragt“ die Anwendung nach den Profilinformationen – das sind die Daten die bspw. in den Briefkopf übernommen werden: Anschrift, Kontaktinformationen, Bankverbindung etc.

Wird dieser Schritt übersprungen, so kann das Kanzleiprofil nachträglich über das Menü „Einstellungen“ – „Kanzleiprofil“ angepasst werden.

Ebenfalls beim ersten Start wird gebeten, die automatische Datensicherung zu konfigurieren. Dort ist ein gewünschter Zyklus, sowie das bei der Installation verwendete / angezeigte Datenbankpasswort einzutragen.

Wird dieser Schritt übersprungen, so können die Einstellungen nachträglich über das Menü „Einstellungen“ – „Datensicherung“ gesetzt werden.

Die Sicherungen werden dann lokal auf dem Server erstellt und sollten von dort regelmäßig auf ein anderes Medium kopiert werden. Eine vollautomatische Synchronisationsmöglichkeit ist in der Dokumentation beschrieben.

Über das Menü „Datei“ können beide Verzeichnisse importiert werden.

Über das Menü „Einstellungen“ können Sie die Nutzerverwaltung aufrufen um das Passwort zu ändern.

Sollten weitere Nutzer gewünscht sein, können Sie ebenfalls über die Nutzerverwaltung weitere Nutzer anlegen.

Ebenfalls über das Menü „Einstellungen“ können Sie wichtige Textbausteine definieren und so vermeiden, diese wiederholt neu eingeben zu müssen:

• •Anreden und Titel (für Adressverwaltung und Nutzung in Dokumenten) 

• •Grussformeln (für Adressverwaltung und Nutzung in Dokumenten) 

• •Diktatzeichen 

• •Wiedervorlagegründe (genutzt in der Aktenverwaltung) 

• •Sachgebiete  

Über “Adressen” – “neu” kann einer erste Adresse erfasst werden. Anschließend über “Akten” – “neu” eine Akte anlegen und unter “Beteiligte” die soeben erfasste Adresse verknüpfen.

Über den Navigationsbaum (linker Bildschirmrand, “Einstellungen” – “Akte: Dokumentvorlagen”) können Sie auf Basis einer bestehenden Vorlage neue Vorlagen erstellen und mit Platzhaltern (siehe weiterführende Kapitel in dieser Dokumentation) versehen. Als Demonstrationsobjekt kann man in die Vorlage „j-lawyer-allgemeiner-Brief-Mandant.odt“ schauen – diese Vorlage ist als allgemein gehaltener Schriftsatz konzipiert.

Sofern die Etiketten-Funktionalität (eine Art digitale Haftnotiz) für Adressen, Akten oder Dokumente genutzt werden soll, kann man über das Einstellungs-Menü die gewünschten Etiketten vordefinieren, die dann in der Akte / Adresse durch einfachen Klick aktiviert werden können.

Auf dem Desktop kann man dann Etiketten „abonnieren“ und so Akten und Dokumente immer im Blick haben, an denen ein oder mehrer bestimmte Haftnotizen hängen.

Auch Arbeitsflüsse lassen sich so abbilden – ein Beispiel: bei Übernahme von Papierpost aus dem Scaneingang oder elektronischer Post (E-Mail, beA, Drebis, …) können Dokumente automatisch mit einem Etikett “unbearbeiteter Posteingang” versehen werden. Auf dem Desktop ist dieses Etikett abonniert, so findet man nach Abarbeitung des Posteingangs den nun bestehenden Arbeitsvorrat an zentraler Stelle wieder.

Im Navigationsbaum am linken Bildschirmrand unter “suchen” können Sie Akten über eine Schnellsuche finden. Durchsucht werden

• •Aktenzeichen 

• •Kurzrubrum 

• •wegen 

• •eigene Felder (alle) 

Zusätzlich ist eine Einschränkung über Etiketten möglich.

Voreingestellt ist eine Suche ohne archivierte Akten – soll das Archiv mit durchsucht werden, so ist die Option “Archivsuche” zu aktivieren.

Eine Aktenanlage ist im linken Navigationsbereich unter “Akten” – “neu” möglich. Es ist sinnvoll, vorab zu prüfen ob alle Beteiligten in der Adressverwaltung existieren. Innerhalb der Akte unter dem Reiter “Beteiligte” ist ggf. auch eine Schnellerfassung noch nicht vorhandener Kontakte möglich. In diesem Fall sollten die Adressdaten nach Schnellerfassung weiter verfeinert werden, der Arbeitsfluss wird so jedoch nicht unterbrochen.

Im Reiter Allgemeine Daten können im Bereich „Aktenkopf“ u.a.

• •das Kurzrubrum,  

• •„wegen“ und  

• •das Sachgebiet  

eingetragen werden. Im mittleren Bereich können Etiketten aktiviert und im unteren Bereich Notizen eingetragen werden.

Im Reiter “Beteiligte” auf “+” klicken um Beteiligte hinzuzufügen. Daraufhin ist eine Suche in der Adressverwaltung möglich. Nach einem Klick auf “Übernehmen” wird der selektierte Beteiligte in die Akte übernommen und es kann ein Zeichen (das des Beteiligten) eingetragen werden. Die “Rolle” des Beteiligten lässt sich über ein Auswahlfeld angeben. Zusätzliche Rollen lassen sich über das Menü “Einstellungen” – “Modul ‘Adressen’” – “Beteiligtentypen” erstellen. Ein Aktionsknopf am Beteiligten ermöglich u.a. das Senden von E-Mails und das Initiieren von Anrufen.

j-lawyer vergibt automatisch Aktenzeichen im Format „fünfstellige lfd. Nummer + / + zweistellige Jahreszahl“, also bspw. 00123/12. Für Umsteiger kann es hilfreich sein, das „Start-Aktenzeichen“ einstellen zu können.

Ab Version 1.8 kann über Menü “Einstellungen” - “Akten” - “Aktenzeichen-Schema” definiert werden, wie Aktenzeichen automatisch gebildet werden.

Es sind folgende Werte nutzbar:

C – zufälliger Buchstabe

R – Zufallsziffer

N – unabhängig laufende Nummer

n – innerhalb anderer Kriterien laufende Nummer

Daraus lassen sich für individuelle Anforderungen passende Aktenzeichen-Schemata definieren, bspw.

• •nnnnn/YY – 5-stellige laufende Nummer innerhalb eines Jahres, gefolgt von fixem Schrägstrich, gefolgt von 2-stelliger Jahreszahl 

• •YY-CCCCC – 2-stellige Jahreszahl, gefolgt von fixem Bindestrich, gefolgt von 5 zufälligen Buchstaben 

• •NNNNN/YYYYMMDD – 5-stellige unabhängig laufende Nummer, gefolgt von fixem Schrägstrich, gefolgt von 4-stelliger Jahreszahl, gefolgt von 2-stelliger Monatsangabe, gefolgt von 2-stelliger Tagesangabe 

Monat und Tag können wahlweise als M oder MM bzw. D oder DD angegeben werden. Bei einfachem Buchstaben M oder D werden einstellige Zahlenwerte auch nur einstellig übernommen, bei Nutzung von MM oder DD werden ggf. führende Nullen eingefügt.

In jedem Fall wird j-lawyer.org die Eindeutigkeit des Aktenzeichens forcieren.

Über das Menü “Einstellungen” - “Akten” - “Aktenzeichen-Schema” lassen sich auch erweiterte Aktenzeichen aktivieren. Die Aktenzeichenerweiterung wird grundsätzlich als Suffix ans Ende des Aktenzeichens angefügt. Folgende Werte können in die Erweiterungsangabe aufgenommen werden:

Es ist möglich, die Trennzeichen (zwischen Aktenzeichen und Erweiterung, sowie zwischen den einzelnen Angaben innerhalb der Erweiterung) zu definieren.

Grundsätzlich gilt: das Aktenzeichen ist dafür verantwortlich, die Akte eindeutig zu identifizieren – es ist ohne Erweiterung immer einmalig. Die Erweiterungen gelten als zusätzliche Informationen. Werden die erweiterten Aktenzeichen genutzt, so sind ab diesem Zeitpunkt die gewählten Angaben verpflichtend – d.h. bei einer Aktenzeichenerweiterung mit Angabe der Eigentümergruppe, müssen für neue oder aktualisierte Akten zwingend die Gruppen gepflegt werden. Bestandsdaten werden nicht automatisch angepasst.

•  

• •Ordner direkt in der Akte hinzugefügt, umbenannt und gelöscht werden sowie  

• •vorgefertigte Ordnerstrukturen zu einer Akte hinzugefügt werden. 

Die sogenannten Ordnervorlagen können unter Menü “Einstellungen” - “Modul ‘Akten’” - “Dokumentordner” hinterlegt werden.

Innerhalb einer Akte ist das Anwendern der Ordnervorlagen über das Zahnradsymbol direkt über der Ordneranzeige möglich. Dabei werden niemals vorhandene Ordner entfernt, es werden stets nur Ordner hinzufügt, welche in der Ordnervorlage enthalten, in der Akte jedoch noch nicht vorhanden sind.

Somit ist es leicht möglich, mehrere Ordnervorlagen nacheinander auf eine Akte anzuwenden: bspw. einmal eine Vorlage “Finanzen” mit den Ordnern “Rechnungen” und “Angebote”, gefolgt von der Übernahme bspw. sachgebietsspezifischer Ordnervorlagen.

Innerhalb der Akte wird durch einen einfachen Klick auf das Dokument eine Vorschau angezeigt. Folgende Formate werden unterstützt:

• •Direkte Anzeige (Inhalt und Layout): GIF, JPG, PDF, PNG, TIF 

• •Textanzeige (Inhalt des Dokumentes als Textextrakt): alle Dokumente mit Textinformationen 

• •keine Vorschau: alle weiteren Binärformate 

Ein Doppelklick öffnet das Dokument im entsprechenden Editor.

<todo>

Neben der in jeder Akte angezeigten spezifischen Historie, gibt es eine aktenübergreifende Historie über alle Änderungen des aktuellen Nutzers oder aller Nutzer der Software (“Aktenhistorie” in der Navigationsleiste).

So lassen sich schnell eigene Änderungen auffinden oder von Kollegen bearbeitete Fälle auffinden.

Im oberen Bereich des Dialogs ist ein Zeistrahl abgebildet, der die gesamte im System erfasste Historie umfasst. Durch Bewegung der blauen (ab...) und roten (bis...) Markierungen kann auf einen Zeitraum eingeschränkt werden. Ebenfalls im oberen Bereich befindet sich ein Auswahlfeld zur Einschränkung der Treffermenge. Voreingestellt ist eine Beschränkung auf 500 Einträge.

Die Ergebnismenge visualisiert – nach Kalendertagen gruppiert – die geänderten Akten sowie welcher Nutzer welche Änderung vorgenommen hat. Ein Klick auf Aktennummer oder Kurzrubrum navigiert direkt zur jeweiligen Akte.

Im Tab “allgemeine Daten” einer Akte kann eine Archivierung durchgeführt werden. Die Akte ist somit aus dem “aktiven” Datenbestand heraus – sie ist dann in Suchdialogen nur dann auffindbar, wenn explizit eine Suche im Archiv aktiviert wird.

Werden zusätlich noch Papierakten geführt, so kann über ein Plugin eine neue Archivnummer generiert werden. Über das Menü “Berechnungen” und den Menüpunkt “Archivnummern-Generator” wird die Nummer erstellt und kann dann in das Notizfeld einer Akte oder in eines der “Eigenen Felder” kopiert werden. So ist eine konsistente Nummerierung gewährleistet.

Der Zugriff auf Akten kann auf bestimmte Personenkreise (Gruppen) beschränkt werden. Voraussetzung ist das Vorhandensein von Gruppen (“Einstellungen” - “Gruppen” zur Anlage der Gruppen) sowie die Aufnahme von Nutzern in keine, eine oder mehrere Gruppen (“Einstellungen” - “Nutzer” - Nutzer auswählen – Tab “Kürzel und Gruppen”). Die Erstellung von Gruppen folgt dabei den Anforderungen der jeweiligen Kanzlei – bspw. wäre es möglich eine Gruppe pro Standort, eine Gruppe pro Anwalt, oder eine besondere Gruppe für Personalakten zu erstellen.

Sind Gruppen und Mitgliedschaften gepflegt, so können Akten vor ungewünschten Zugriffen geschützt werden. Unterschieden werden Eigentümer und Berechtigte.

Eigentümer:

Als Eigentümer gelten der unter “Anwalt” geführte Nutzer, sowie alle Mitglieder der Eigentümergruppe (bspw. “Niederau I” im unten abgebildeten Screenshot).

Nur die Eigentümer sind berechtigt, weitere Gruppe über den Tab “Berechtigte” hinzuzufügen oder Gruppen vom Zugriff auszuschliessen. Auch das Ändern der Eigentümergruppe ist möglich – jedoch nur auf eine Gruppe, in welcher der aktuelle Nutzer auch Mitglied ist.

Berechtigte:

Im Tab “Berechtigte” werden alle Gruppen aktiviert, welche Zugriff auf die Akte haben sollen.

• •Wird KEINE Gruppe gewählt, so ist der Zugriffsschutz für die Akte deaktiviert, es haben alle Nutzer Zugriff! 

• •Wird mindestens eine Gruppe gewählt, so haben nur solche Nutzer Zugriff auf die Akte, die in mindestens einer der ausgewählten Gruppen Mitglied sind. 

Die Angabe berechtigter Gruppen bestimmt ausschließlich die Sichtbarkeit / Zugriffsmöglichkeit auf eine Akte. Welche Aktionen innerhalb der Akte möglich sind, leitet sich aus den Berechtigungen des Nutzers in der Nutzerverwaltung ab.

Im Navigationsbaum am linken Bildschirmrand unter “suchen” können Sie die zu löschende(n) Akte(n) über eine Schnellsuche finden. In der Ergebnisliste werden anschließend eine oder mehrere Akten markiert und per Rechtsklick und Menüpunkt „löschen“ unwiderruflich entfernt.

Im Navigationsbaum am linken Bildschirmrand unter “bearbeiten” bzw. “einsehen” können Sie Adressen über eine Schnellsuche finden. Durchsucht werden

• •Name 

• •Vorname 

• •Firma 

• •eigene Felder (alle) 

Zusätzlich ist eine Einschränkung über Tags möglich.

• •Bezeichnung: ein “sprechender” Name, der an verschiedenen Stellen der Anwendung angezeigt wird, bspw. bei der Erstellung von Dokumenten oder dem Versenden von E-Mails und beA-Nachrichten. 

• •Platzhalter: der Präfix für die in Dokumenten verwendbaren Platzhalter. Vergibt man bspw. für einen Beteiligtentyp “Hausverwalter” den Platzhalter “HV”, so sind dessen Informationen in Dokumenten über {{HV_NAME}} etc. nutzbar. 

• •Markieren in: eine Farbe, welche für die Darstellung der Beteiligten verwendet wird. So lassen sich bei vielen Beteiligten auf einen Blick verschiedene Typen erkennen. 

Da keine Beziehungen zwischen Beteiligtentypen konfiguriert werden, ist eine Prüfung auf Interessenkonflikte nicht einfach umsetzbar. Die Anwendung wird daher informieren, sobald eine Beteiligte / Adresse in verschiedenen Rollen verwendet wird.

Sollen .doc / .docx – Dokumente mit Microsoft Office bearbeitet werden (anstelle von LibreOffice), so ist der vollständig Pfad zur “winword.exe” in die Umgebungsvariable PATH des Windowssystems aufzunehmen. Über eine Dateisuche findet man die winword.exe, der Pfad wird kopiert und dann im PATH hinzugefügt (da die Vorgehensweise hierbei zwischen verschiedenen Windows-Versionen variiert, wird auf Google verwiesen). Unter macOS sind keine besonderen Vorkehrungen zu treffen.

Anschließend kann nach einem Neustart des j-lawyer.org Clients im Menü “Einstellungen” - Menüpunkte “Dokumente” und “Textverarbeitung” - der primär zu verwendende Editor ausgewählt werden.  Die Einstellung ist nutzer- und geräteabhängig. So kann ein Kanzleisoftwarenutzer “Otto” auf dem PC primär mit Microsoft Office arbeiten, auf seinem Linuxlaptop mit LibreOffice.

In der Dokumentenansicht einer Akte wird mit Doppelklick dann die ausgewählte Textverarbeitung genutzt. Soll ein bestimmtes Dokument mit einer anderen Textverarbeitung geöffnet werden, so kann per Rechtsklick und “öffnen mit” der gewünschte Editor angefordert werden.

LibreOffice muss weiterhin installiert bleiben, da es im Hintergrund bspw. für Konvertierungsaufgaben verwendet wird (insbesondere PDF-Konvertierung).

HINWEIS: aktuell wird von der Verwendung von Textfeldern in .docx-Vorlagen  abgeraten. Verwendung vieler Textfelder führt zu sehr langen Zeiten bei der Ermittlung der in der Vorlage verwendeten Platzhalter sowie deren Ersetzung.

Mit Version 1.8.1 wurde eine vollständig überarbeitete Anwendungsanbindung für LibreOffice und andere externe Applikationen geliefert. Folgendes ist bei der Arbeit mit Dokumenten zu beachten:

• •es können beliebig viele Dokumente gleichzeitig geöffnet werden 

• •es können Dokumente verschiedener Akten gleichzeitig geöffnet werden 

• •Dokumente müssen gespeichert und geschlossen werden, bevor der j-lawyer.org Client beendet wird – anderenfalls findet keine Rückspeicherung in die Akte(n) statt 

Wird der j-lawyer.org Client geschlossen während noch Dokumente geöffnet sind, so wird ein Dialog mit den als noch offen erkannten Dokumenten angezeigt. Speichern und schließen Sie dann alle Dokumente und beenden Sie dann den j-lawyer.org Client.

Der genannte Dialog ist auch jederzeit über das Menü “?”, Menüpunkt “Dokumentmonitor” zu öffnen und zeigt aktuell “überwachte” Dokumente an:

• •Dateiname 

• •schreibgeschützt ja/nein 

• •geöffnet (Zeit) 

• •zuletzt gespeichert (Zeit) 

• •Starttyp 

• •Speichertyp 

• •Status 

Unterstützt werden Vorlagen in den folgenden Formaten:

• •ODT (LibreOffice-Textverarbeitung) 

• •ODS (LibreOffice-Tabellenkalkulation) – jedoch ohne Verwendung von Scripts 

• •DOCX (Microsoft Office-Textverarbeitung) 

• •XLSX (Microsoft Office-Tabellenkalkulation) – jedoch ohne Verwendung von Scripts 

• •PDF – PDF-Dateien, die Formulare enthalten; jedoch ohne Verwendung von Scripts 

Folgende Platzhalterinhalte einer Dokumentvorlage werden beim Erstellen eines neuen Dokumentes aus einer Akte heraus automatisch mit Werten befüllt. Der Beteiligte / die Beteiligten in der Akte, deren Daten in das Dokument übernommen werden sollen, können entweder vorher markiert oder direkt im Dokument-erstellen-Dialog gewählt werden.

Die hier dargestellten Platzhalter sind für alle Beteiligtentypen verfügbar. Für GEGNER lauten diese dann bspw. {{GEGNER_NAME}} statt {{MANDANT_NAME}}.

{{AKTE_NR}}Aktennummer

{{AKTE_ERSTELLT}}Erstellungsdatum der Akte

{{AKTE_ZEICHEN}}Aktenzeichen

Zum Übernehmen von Ergebnistabellen aus Plugins (bspw. RVG-Plugins) wird eine Tabelle mit exakt einer Zelle erstellt und ein Platzhalter wie folgt eingefügt:

{{BEL_NR}}Belegnummer

{{BEL_TYP}}Art des Belegs, bspw. „Rechnung“, „Angebot“

{{BEL_NAME}}Name / Bezeichnung des Belegs

{{BEL_BESCHR}}Beschreibung des Belegs

{{BEL_DTFAELLIG}}Fälligkeitsdatum

Geldbeträge und Datumsangaben werden dabei entsprechend der Spracheinstellungen des Belegs formatiert.

Zum Übernehmen der Belegpositionen in Form einer Tabelle wird eine Tabelle mit exakt einer Zelle erstellt und ein Platzhalter wie folgt eingefügt:

ab Version 2.6.1:

Zum Übernehmen der Belegpositionen in Form einer Tabelle wird eine Tabelle mit exakt einer Zelle erstellt und ein Platzhalter wie folgt eingefügt:

Die Spalten der Belegtabelle lassen sich derzeit nicht über die Tabelleneinstellungen anpassen. Stattdessen ist es möglich, eine Tabelle mit der korrekten Anzahl an Spalten und deren Breite zu erstellen. Beispielsweise wie folgt (es ist unerheblich, in welcher Zelle sich der Platzhalter {{BEL_TABELLE}} befindet):

Darüber hinaus ist es möglich, die Tabelle um weitere Zeilen (mit und ohne Inhalte) zu ergänzen. So lassen sich Bezeichnungen ergänzen, damit beim Bearbeiten direkt sichtbar ist, welche Breite welcher Spalte hier gerade geändert wird. Eventuell eingefügter Text wird im Anschluss durch den Text überschrieben, der in das jeweilige Feld gehört. Ein Umbenennen / Umsortieren / Weglassen von Spalten folgt in einer der nächsten Versionen.

Oder:

Sollte aus einer Vorlage ein Dokument erstellt werden, bleiben die Spaltenbreiten erhalten.

Zum Übernehmen gebuchter Zeiten eines Zeiterfassungsprojektes in Form einer Tabelle (=Leistungsnachweis, Spalten: Person, Datum, Dauer, Stundensatz, Total, Beschreibung) wird eine Tabelle mit exakt einer Zelle erstellt und ein Platzhalter wie folgt eingefügt:

Wird eine pro Person aufsummierte Aufstellung der geleisteten Zeiten benötigt (Person, geleistete Zeit, Wert), so kann ein Tabellenplatzhalter wie folgt verwendet werden:

Geldbeträge und Datumsangaben werden dabei entsprechend der Spracheinstellungen des Belegs formatiert.

Gegeben sei eine beispielhafte Anrede in einem Schriftsatz, die wie folgt in der Vorlage abgebildet ist:

{{MANDANT_ANREDE}} {{MANDANT_AGRAD1}} {{MANDANT_NAME}},

Sind alle Daten des Mandanten gepflegt, so ergibt sich bei Dokumenterstellung  bspw.

Sehr geehrter Herr Prof. Dr. Müller,

Ist nun kein akademischer Grad vorhanden, so entsteht im Dokument ein doppeltes Leerzeichen:

Sehr geehrter Herr  Müller,

Um solche Konstellationen zu vermeiden, kann das Leerzeichen zwischen Platzhaltern weggelassen werden, die Vorlage würde dann wie folgt aussehen:

{{MANDANT_ANREDE}}{{MANDANT_AGRAD1}}{{MANDANT_NAME}},

Die Anwendung hat für diese Fälle eine „Intelligenz“ und fügt automatisch Leerzeichen an benötigten Stellen ein, bspw. zwischen den Platzhaltern, aber keines vor einem Komma.

{{INGO_TEXT}}Ergebnistext des jeweiligen Dialogs (bspw. KI-Assistenten oder Sprachmemo)

PDF-Dateien, die Formulare enthalten, können als Vorlage verwendet werden. Dabei können in allen Textfeldern ein oder mehrere Platzhalter eingegeben werden, also bspw. {{MANDANT_VORNAME}} {{MANDANT_NAME}}

Alternativ kann ein Platzhaltername als Name des Formularfeldes genutzt werden, bspw. hat das Feld dann den Bezeichner MANDANT_NAME. In diesem Fall kann das Feld jedoch nur einen einzelnen Platzhalterwert aufnehmen. Die Empfehlung ist daher die Anwendung von Variante 1 (direkte Aufnahme von Platzhaltern in die Textfelder).

Weitere Arten von Formularfeldern (bspw. anklickbare ja/nein – Felder) werden nicht unterstützt.

Die Nutzung von Skriptfunktionen in PDF-Vorlagen wird nicht unterstützt.

Über das Menü „Plugins“, „Tabelleneinstellungen“ kann das Aussehen der über das Vorlagensystem generierten Tabellen beeinflusst werden, bspw.

• •Schriftart und -größe 

• •Tabellenlinien 

• •fett / kursiv / unterstrichen 

• •weitere 

Ebenso kann das Format von in der Tabelle enthaltenen Geldbeträgen konfiguriert werden. Dazu kann das gewünschte Format in einer bestimmten Syntax definiert werden:

Es ist nicht notwendig, für jeden möglichen Beteiligtentyp eigene Vorlagen zu erstellen. Auch wenn eine Vorlage mit Platzhaltern {{MANDANT_…}} belegt ist, so kann zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung aus dieser Vorlage eine beliebige Beteiligte auf diese Platzhalterkategorie verknüpft werden.

Nach Auswahl einer Vorlage wird auf Vorhandensein von Platzhaltern geprüft, und die in der Vorlage verwendeten Beteiligtentypen werden angezeigt (Spalten). Zusätzlich werden alle in der Akte geführten Beteiligten angezeigt und deren Beteiligtentyp ist vorausgewählt. Es ist nun problemlos möglich, eine als Mandantin geführte Beteiligte nur für die Erstellung eines Dokuments als Gegner o.a. zu verwenden.  Ein Klick in der Tabelle genügt. Eine Beteiligte kann dabei auch mehreren Beteiligtentypen zugeordnet werden (bspw. “Kundin” und “Lieferant”), aber es kann immer nur eine Beteiligte pro Typ geben (also bspw. kein zwei Beteiligte die als “Versicherung” genutzt werden sollen), da sonst keine eindeutige Befüllung der Platzhalter möglich wäre.

Die Nutzung herkömmlicher Platzhalter ermöglicht eine grundlegende Automatisierung der Dokumenterstellung. Für fortgeschrittene Szenarien ist jedoch eine manuelle Nachbearbeitung notwendig, bspw. um geschlechterspezifische Formulierungen zu automatisieren, oder auf Basis vorhandender Daten aus der Akte, den Beteiligten oder einem Falldatenblatt Varianten bestimmter Inhalte hinzuzufügen.

Zu diesem Zweck können einfache Logiken / Programmcode („Skripte“) in einer Vorlage verwendet werden. Skripte werden über einen eigenen Platzhalter eingefügt, der wie folgt aussieht:

[[SCRIPT:…]]

Anstelle des rot markierten Teils wird die eigentliche Logik – bspw. eine Funktion oder eine Kombination mehrerer Funktionen - eingefügt. Das Ergebnis eines Skriptes muss immer eine Zeichenkette (also ein Text) sein.

Innerhalb eines Skriptes können Standardplatzhalter verwendet werden, bspw. als Parameter. In diesem Fall werden die doppelt geschweiften Klammern weggelassen.

Innerhalb von Werten sind keine Absatzumbrüche zu verwenden (Enter). Zeilenumbrüche sind zulässig (Shift+Enter).

Werden über Platzhalter die Werte mehrzeiliger Eingabefelder übernommen, so sind die Platzhalternamen in 2fache doppelte Anführungszeiten aufzunehmen, also bspw.

ergibt die Ausgabe

"Hallo hier folgt eine neue Zeile,
und das folgende Wort ist eingerückt:        eingerückt"

Ist ein Skriptausdruck der einzige Inhalt einer Zeile, und ergibt einen leeren Wert, so wird die Zeile aus dem Dokument entfernt.

Gibt das aktuelle Datum und / oder die aktuelle Zeit im gewünschten Format aus.

Folgende Buchstaben können im Format verwendet werden:

y  Jahr

M  Monat im Jahr

w  Woche im Jahr

W  Woche im Monat

D  Tag im Jahr

d  Tag im Monat

E  Name des Wochentages

a  am/pm

H  Stunde (0-23)

k  Stunde (1-24)

K  Stunde in am/pm (0-11)

h  Stunde in am/pm (0-12)

m  Minute

s  Sekunde

z  Zeitzone

Z  Zeitzone

X  Zeitzone

Beispiel: 14 Tage nach aktuellem Datum

Als Frist habe ich mir den [[SCRIPT:FRIST(KURZDATUM,"14");]] notiert.

Beispiel: 10 Tage nach fixem Datum

Als Frist habe ich mir den [[SCRIPT:FRIST("01.01.2022","10");]] notiert.

Beispiel: Fr., 11.02.2022

[[SCRIPT:DATUMZEIT("EEE, dd.MM.yyyy");]]

Beispiel: Fr., 11. Februar 2022 15:30

[[SCRIPT:DATUMZEIT("EEE, dd. MMMMM yyyy HH:mm");]]

[[SCRIPT:DATUMZEIT("EEEEE, dd. MMMMM yyyy");]]

Gibt ein errechnetes Datum x Tage nach einem gegebenen Datum zurück.

Beispiel: 14 Tage nach aktuellem Datum

Als Frist habe ich mir den [[SCRIPT:FRIST(KURZDATUM,"14");]] notiert.

Beispiel: 10 Tage nach fixem Datum

Als Frist habe ich mir den [[SCRIPT:FRIST("01.01.2022","10");]] notiert.

Fristen: Funktion FRISTBANKTAG

Gibt ein errechnetes Datum x Tage nach einem gegebenen Datum zurück. Fällt das errechnete Datum auf einen Samstag oder Sonntag, wird der darauf folgende Montag zurückgegeben.

Beispiel: 14 Tage nach aktuellem Datum

Beispiel: 10 Tage nach fixem Datum

Als Frist habe ich mir den [[SCRIPT:FRISTBANKTAG("01.01.2022","10");]] notiert.

Gibt in Abhängigkeit eines Geschlechts einen vorgegebenen Text zurück.

Beispiel: eine Anrede die dynamisch erstellt wird, je nachdem ob die Mandantin weiblich / männlich / divers / juristische Person / undefiniert ist

Wandelt einen gegebenen Text in Großschreibung um, bspw. weil der Wert eines Platzhalters an einem Satzanfang verwendet werden soll.

Beispiel

[[SCRIPT:GROSS(MANDANT_GESCHLECHT);]] ist in der Akte kleingeschrieben, hier im Text aber gross.

Text: Funktion KLEIN

Wandelt einen gegebenen Text in Kleinschreibung um.

Beispiel

[[SCRIPT:KLEIN(MANDANT_GESCHLECHT);]] erscheint hier im Text klein.

Text: Funktion WENNGLEICH

Gibt einen Text aus, wenn ein Referenzwert einem Vergleichswert entspricht, oder optional einen anderen Wert, wenn die Werte voneinander abweichen.

Beispiel

[[SCRIPT:WENNGLEICH(MANDANT_ORT, "Hamburg", "Moin moin " + MANDANT_VORNAME + " " + MANDANT_NAME);]]

[[SCRIPT:WENNGLEICH(MANDANT_ORT, "Hamburg", "Moin moin " + MANDANT_VORNAME + " " + MANDANT_NAME, "Guten Tag " + MANDANT_VORNAME + " " + MANDANT_NAME);]]

Text: Funktion WENNENTHAELT

Gibt einen Text aus, wenn ein Referenzwert einen Vergleichswert enthält, oder optional einen anderen Wert, wenn der Vergleichswert nicht enthalten ist.

Beispiel

[[SCRIPT:WENNENTHAELT(MANDANT_STA, "deutsch", "Die Person hat die deutsche Staatsangehörigkeit.");]]

[[SCRIPT:WENNENTHAELT(MANDANT_STA, "deutsch", "Die Person hat die deutsche Staatsangehörigkeit.", "Die Person verfügt nicht über die deutsche Staatsangehörigkeit.");]]

Gibt einen Text aus, wenn ein Referenzwert leer ist, oder optional einen anderen Wert, wenn der Referenzwert nicht leer ist.

Beispiel

[[SCRIPT:WENNLEER(KSCHUTZ_GRUNDK, "Ein Grund für die Kündigung wurde nicht mitgeteilt.");]]

[[SCRIPT:WENNLEER(KSCHUTZ_GRUNDK, "Ein Grund für die Kündigung wurde nicht mitgeteilt.", "Eine Begründung der Kündigung liegt uns vor.");]]

Text: Funktion WENNGROESSER

Gibt einen Text aus, wenn ein Referenzwert ein numerisches Limit übersteigt, oder optional einen anderen Wert, wenn der Referenzwert unterhalb des Limits liegt oder identisch ist.

Beispiel

[[SCRIPT:WENNGROESSER(AKTE_GEGENSTANDSWERT, "50000", "Das wird ein tolles Mandat!");]]

[[SCRIPT:WENNGROESSER(AKTE_GEGENSTANDSWERT, "50000", "Das wird ein tolles Mandat!", "Manche Dinge müssen halt einfach erledigt werden.");]]

Hinweis: Im Gegensatz zu den anderen Funktionsaufrufen wird der Präfix-Parameter hier in Hochkommata angegeben.

Beispiel

[[SCRIPT:WENNFALLDATEN("UKBEA", "Falldaten UKBEA vorhanden", "Falldaten UKBEA nicht vorhanden");]]

Gibt einen geschlechts- und fallspezifischen Wert für einen Begiff aus.

Beispiel

Die weibliche Form von „Kläger“ lautet   [[SCRIPT:GENDERN("Kläger","weiblich","Nominativ");]].

[[SCRIPT:GENDERN("Kläger",MANDANT_GESCHLECHT,"Nominativ");]].

Text: Funktion ZUORDNEN

Gibt anhand eines, zweier oder dreier Kriterien einen passenden Wert aus.

Beispiel

Zuordnungstabelle

• •Name: Gesellschaftsform 

• •Schlüssel 1: Rechtsform 

Zuordnungsregeln

Mein Mandant leitet eine [[SCRIPT:ZUORDNEN("Gesellschaftsform",MANDANT_RFORM);]].

Ergibt (wenn in den Stammdaten des Mandanten die Rechtsform „GmbH“ ausgewählt ist):
Mein Mandant leitet eine Kapitalgesellschaft.

Akte: Funktion WENNETIKETT

Gibt einen Wert aus, sofern für die Akte ein bestimmtes Etikett gesetzt ist.

Beispiel

[[SCRIPT:WENNETIKETT("bevorzugtes Mandat", "Gern biete ich Ihnen einen kurzfristigen Termin an.", "Einen Termin können wir gern für die übernächste Woche vereinbaren.");]]

Funktionen schachteln

Funktionen können ineinander geschachtelt werden, bspw. MWDJU innerhalb von WENNGLEICH, um bei Gleichheit zweier Werte einen geschlechterspezifischen Ausgabetext zu erhalten. Zu diesem Zweck können Parameter einer übergeordneten Funktion durch die Angabe einer inneren Funktion definiert werden.

Beispiel: wenn laut Falldatenblatt „Kündigungsschutz“ ein Betriebsrat vorhanden ist, gib einen  geschlechterspezifischen Wert aus

[[SCRIPT:WENNGLEICH(KSCHUTZ_BTRAT,"Betriebsrat vorhanden",MWDJU(GEGNER_GESCHLECHT," Beim Beklagten ","Bei der Beklagten " ,"Bei der beklagten Partei ", "Bei den Beklagten ", "Bei der beklagten Partei ") + "ist ein Betriebsrat gebildet. Die ordnungsgemäße Anhörung des Betriebsrats wird (hilfsweise mit Nichtwissen) bestritten.","Es ist kein Betriebsrat gebildet");]]

Mehrere Bedingungen in einem Skript, UND / ODER

In einigen Fällen kann eine Prüfung mehrerer Bedingungen notwendig sein. Die Syntax hierfür ist noch nicht anwenderfreundlich umgesetzt, kann aber bereits realisiert werden.

Anwendungsfall: Wenn Bedingungen 1 UND 2 erfüllt sind, gib Wert 1 aus, anderenfalls Wert 2
Syntax: Bedingung1 && Bedingung2 ? Wert1 : Wert2
Beispiel:
[[SCRIPT:(MANDANT_NAME.equals("Müller") && MANDANT_ORT.equals("Dingsstadt")) ? "Frau Müller aus Dingsstadt" : "jemand anderes";]]

Anwendungsfall: Wenn Bedingung 1 ODER 2 erfüllt sind, gib Wert 1 aus, anderenfalls Wert 2
Syntax: Bedingung1 || Bedingung2 ? Wert1 : Wert2
Beispiel:
[[SCRIPT:(MANDANT_NAME.equals("Müller") || MANDANT_NAME.equals("Meier")) ? "Müller oder Meier" : "jemand anderes";]]

Im Menüpunkt „Einstellungen“ – „Dokumente“ – „Dateinamen“ lassen sich ein oder mehrere Dateinamenskonventionen konfigurieren.

Mit den Voreinstellungen wird j-lawyer.org Dateinamen in dieser Form nutzen:

2024-10-30_Schriftsatz.odt

Im Einstellungsdialog lassen sich sowohl das Standardschema anpassen, als auch weitere Bildungsvorschriften für Dateinamen definieren. Dateinamen können dabei aus Platzhaltern generiert werden:

• •Platzhalter für Zeitangaben – in eckigen Klammern 

  • ◦y = Jahr 

  • ◦m = Monat 

  • ◦d = Tag 

  • ◦M = Minute 

  • ◦H = Stunde 

• •Platzhalter für ursprünglichen Dateinamen 

  • ◦DATEINAME 

• •Weitere Platzhalter analog Vorlagensystem 

  • ◦bspw. {{MANDANT_NAME}} 

  • ◦Für Dokumente, die aus einem Beleg heraus erstellt werden, kann die Belegnummer (sowie weiter BEL-Platzhalter) in den Dateinamen übernommen werden, bspw. die Belegnummer per {{BEL_NR}} 

Es sollte auf Groß- und Kleinschreibung geachtet werden.

Beispiele:

Beispielschema für erstellte Vollmachten

[yyyy][mm][dd]_Vollmacht_{{MANDANT_NAME}}

Wird zu

20241030_Vollmacht_Müller.odt

Beispiel für erhaltene E-Mail im Verkehrsrecht:

[yyyy][mm][dd]_DATEINAME_{{AKTE_ZEICHEN}}_{{MANDANT_NAME}}-vs-{{GEGNER_NAME}}_{{VRKHR_KENNZEICHEN}}

wird zu

20241030_Anfrage Schadenregulierung_003-24_Müller-vs-Meier_HH-XY 1234.eml

Nur exakt ein Schema kann das „Standardschema“ sein (Option „als Standard verwenden“ ist aktiv).

Im Dialog zur Zuordnung von Dokumenten kann das Dateinamensschema für alle Dokumente oder einzelne Dokumente angepasst werden:

Eine entsprechende Einstellmöglichkeit gibt es im Rahmen der Erstellung von Dokumenten aus einer Vorlage.

Über den Knopf  “Erstellen” im Reiter “Dokumente” eine Akte können neue Dateien erstellt werden. Es erscheint folgendes Fenster:

Im linken Bereich des Fensters wird die Vorlage ausgewählt. Es kann auch nach einer Vorlage gesucht werden (in dem Feld neben „Filter“).

Der Dateiname und das Diktatzeichen können eingegeben bzw. ausgewählt werden.

Daten der Beteiligten können übernommen werden. Dazu wird der Beteiligte / die Beteiligten ausgewählt. Wenn mehr als ein Beteiligter in einer Rolle (Mandant, Gegner, Dritte) vorhanden ist, kann durch Umsetzen des Hakens der zu verwendende Beteiligte ausgewählt werden.

Im unteren Bereich des Fensters kann optional eine Wiedervorlage / Frist gesetzt werden.

Nach Auswahl einer Vorlage und der Beteiligten erscheint auf der rechten Seite im Bereich Platzhalter / Wert eine Vorschau der Daten, die übernommen werden. Diese Tabelle mit Platzhalter und ihren Werten kann bearbeitet werden. Fehlt ein Platzhalter, oder ist eine Anpassung notwendig, so kann dies direkt in der dargestellten Tabelle durch Doppelklick durchgeführt werden.

Zum Schluss wird auf “Erstellen” geklickt.

Das Dokument ist nun im Reiter “Dokumente” vorhanden und kann durch Doppelklick geöffnet und editiert werden. Ein Rechtsklick auf den Namen des Dokuments bietet folgende Optionen:

 

Mit einem Klick auf  “Hinzufügen” werden vorhandene Dateien einer Akte hinzugefügt. Es öffnet sich ein Dialogfenster, wo man die Datei(en) auswählt und mit einem Klick auf „öffnen“ in die Akte übernimmt. Alternativ können die Dateien per Drag&Drop in den Bereich der Tabelle (Datum, Name, Diktatzeichen, Größe) gezogen werden.

Werden Dokumente aus einer Akte gelöscht, so werden Sie zunächst im Papierkorb abgelegt. Dabei

• •bleibt der Aktenbezug erhalten 

• •wird die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Ordner der Akte zurückgesetzt 

• •bleibt der Dateiname des Dokuments für die betroffene Akte “reserviert” und kann erst durch endgültige Löschen aus dem Papierkorb wiederverwendet werden. 

Über das Menü “Datei” – “Papierkorb” kann der Papierkorb verwaltet werden. Selektierte Dokumente lassen sich endgültig löschen oder wiederherstellen. Bei einer Wiederherstellung werden die Dokumente in den obersten Ordner der Akte einsortiert.

Die Vorhaltezeit des Papierkorbs lässt sich in verschiedenen Stufen zwischen drei und 30 Tagen einstellen.

Dokumente können automatisch gesperrt werden, um zeitgleiche Bearbeitung durch mehrere Nutzer zu verhindern. Die Funktionalität kann nutzerspezifisch aktiviert oder deaktiviert werden:

Menü “Administration” – “Nutzer” – Nutzer selektieren – Option auf dem ersten Tab ganz unten “Dokumente bei Bearbeitung automatisch sperren” aktivieren oder deaktivieren.

Im Falle einer aktiven Sperrung wird die Anwendung eine Warnung ausgeben. Es obliegt dem Nutzer, ob nach Anzeige der Warnung trotzdem fortgefahren werden soll.

j-lawyer bietet eine einfache Möglichkeit, gescannte oder andere bereits vorhandene Dokumente halbautomatisch zu Akten zuzuordnen. Dazu überwacht die Anwendung einen Ordner auf dem Server und zeigt an den Arbeitsplätzen die Dokumente in diesem Ordner an, sowie eine Liste möglicher Aktionen: Dokument löschen, Dokument einer der zuletzt geänderten Akten zuordnen, Dokument einer Akte zuordnen, deren Aktennummer oder Kurzrubrum Ähnlichkeit mit dem Dokumentnamen hat, oder Suchen einer Akte mit anschließender Zuordnung. Heißt das Dokument bspw. „387.pdf“, so wird bspw. das Zuordnen zu einer Akte 00387/12 vorgeschlagen; heißt das Dokument „meier.pdf“, würde bspw. die Akte „Schulze ./. Meier“ vorgeschlagen werden.

Konfigurieren Sie Ihren Scanner so, daß alle Scans automatisch in diesem Ordner abgelegt werden, haben Sie so eine komfortable Möglichkeit, direkt im j-lawyer auf die Dokumente zuzugreifen.

Um diese Funktionalität zu nutzen, bearbeiten Sie die Einstellung direkt im j-lawyer Client unter „Einstellungen“ – „Modul ‚Dokumente'“ – „Scannerintegration“, bpsw für Linux

/home/<Nutzer>/<Verzeichnis>

(Nutzer und Verzeichnis entsprechend ersetzen, bspw. /home/j-lawyer/j-lawyer-server/scans)

Oder für Windows:

<Laufwerk>:/<Verzeichnis>

(Laufwerk und Verzeichnis entsprechend ersetzen, bspw. C:/j-lawyer-server/scans)

Im „Scans“-Dialog im j-lawyer Client klicken Sie dann auf das gewünschte Dokument (Doppelklick öffnet es), und klicken Sie doppelt auf einen Aktionsvorschlag um ihn auszuführen.

Zusätzlich zu einem zentralen Scanordner lässt sich an jedem Arbeitsplatz ein Verzeichnis überwachen. Die Einstellung ist direkt im Scaneingang zu aktivieren. Die Einstellung wird für den Arbeitsplatz gespeichert. Wechselt der Nutzer an ein anderes Gerät, ist dort die Konfiguration eines anderen Ordners auf diesem Gerät möglich.

Das Verhalten des lokalen Scanordners ist wie folgt:

• •das Verzeichnis wird zyklisch auf neue Dokumente überwacht 

• •alle Dokumente in diesem Ordner werden anschließend in den zentralen Scanordner transferiert 

• •und aus dem lokalen Verzeichnis gelöscht 

Somit sind verschiedene Anwendungsszenarien abbildbar, bspw. ein Arbeiten aller Mitarbeiter im Home Office, bei gleichzeitiger zentraler Abarbeitung der Dokumente durch eine definierte Person.

Dokumente im zentralen Scaneingang können automatisch eine Texterkennung durchlaufen.

Für die OCR-Funktionalität wird ein externes Programm aufgerufen. Der Aufruf kann unter Einstellungen - Dokumente - Scannerintegration konfiguriert werden. Für Linux-basierte Server kann bspw. "ocrmypdf" installiert und dann mittels folgendem Aufruf genutzt werden:

/usr/bin/ocrmypdf --skip-text DATEIEIN DATEIAUS

Die beiden letzten Parameter müssen zwingend im Aufruf enthalten sein, auch wenn eine andere OCR-Software genutzt wird. j-lawyer.org wird die Platzhalter bei Aufruf ersetzen.

• •DATEIEIN ist der volle Pfad zu einer Datei, für welche die Texterkennung ausgeführt werden soll 

• •DATEIAUS ist der volle Pfad zur Ergebnisdatei / zu erstellenden Datei 

Der Texterkennungsstatus wird im Scaneingang in der Spalte „OCR“ angezeigt:

• •Status „gelb“: OCR läuft 

• •Status „grün“: OCR ist erfolgreich abgeschlossen 

• •Status „rot“: OCR nicht möglich, fehlgeschlagen, oder nicht konfiguriert 

Ist der Status rot, so kann per Klick im Aktionsmenü erneut eine Texterkennung für das Dokument angefordert werden (bspw. weil zum Zeitpunkt der Texterkennung eine fehlende Konfiguration bestand).

j-lawyer beinhaltet eine integrierte Suchmaschine, mit der Sie alle textbasierten Dokumente durchsuchen können. Dabei stehen folgende durchsuchbare Felder zur Verfügung:

• •text: Text des Dokumentes (Standardfeld)  

• •dateiname: Dateiname des Dokumentes  

• •autor: Nutzername des Autors des Dokumentes  

• •akte: Rubrum der Akte, die das Dokument enthält  

• •az: Aktenzeichen der Akte, die das Dokument enthält  

Bei einfacher Eingabe eines Suchbegriffs wird immer der Text der Dokumente durchsucht (Standardfeld). Suche in anderen Feldern ist durch Voranstellen des Feldnamens möglich. Bspw. sucht „autor:anwalt1“ nach allen Dokumenten, die von einem Nutzer mit dem Nutzernamen „anwalt1“ erstellt wurden.

Suchen nach Wortgruppen sind über Hochkommata möglich, bspw. „Klage gegen Müller“. Suchen in mehreren Feldern sind durch Nutzung der Operatoren AND und OR möglich, bspw. „text:klage AND autor:anwalt1“ oder einfach „klage AND autor:anwalt1“.

Es werden Wildcards unterstützt, Suche nach „te?t“ sucht bspw. nach text und test, test* sucht nach allen Wörtern die mit „test“ beginnen – also: ? als Wildcard für EIN Zeichen, * als Wildcard für beliebig viele Zeichen.

Volltextsuche deaktivieren / aktivieren

In manchen Situationen kann es hilfreich sein, die Indexierung neuer Dokumente zu unterbinden – bspw. wenn im Rahmen einer Datenmigration in sehr kurzer Zeit viele Dokumente hinzugefügt werden. In diesen Fällen ist das vollständige Indexieren des Datenbestandes zu einem definierten / späteren Zeitpunkt die bessere Lösung.

Zum Deaktivieren der Indexierung neuer Dokumente kann in „Administration“ – „Administrator-Konsole“ folgender Befehl genutzt werden:

setsetting jlawyer.server.searchindex.skip true

Zum Aktivieren:

setsetting jlawyer.server.searchindex.skip false

Die Einstellung beeinflusst ausschließlich neu hinzugefügte Dokumente. Dokumentänderungen oder -löschungen werden weiterhin abgearbeitet (d.h. dass in diesen Situationen weiterhin der Volltextindex aktualisiert wird).

j-lawyer geht wie folgt vor, um Dokumente zum Einsehen oder Bearbeiten zu öffnen:

• •wenn das Dateiformat von LibreOffice unterstützt wird, dann wird es mit LibreOffice geöffnet  

• •alle anderen Dateiformate werden mit der im Betriebssystem definierten Standardapplikation geöffnet  

Es kann Situationen geben, wo von LibreOffice unterstützte Formate zwingend mit einer anderen Applikation geöffnet werden sollen. Dazu gibt es unter „Einstellungen“ – „Dokumente“ – „externe Programme“ entsprechende Konfigurationen. Fügen Sie zuerst eine Anwendung per frei wählbarem Namen hinzu, bspw. „Adobe PDF Reader“. Daraufhin können Sie eine ausführbare Datei auswählen und Parameter, die beim Öffnen zum Lesen bzw. zum Editieren an das ausgewählte Programm übergeben werden. Der (voreingestellte) Parameter DATEINAME wird dabei von j-lawyer automatisch ersetzt und sollte in jedem Fall erhalten bleiben und bei Bedarf lediglich um weitere Parameter ergänzt werden.

Auf Mac OS gibt es einen “Universalstarter” namens “open”, der zum Öffnen von Dateien mit vorhandenen Programmen verwendet werden kann. Zu finden ist er unter /usr/bin/open, er erwartet als Parameter unter anderem auch den Namen des auszuführenden Programmes. Um bspw. PNG-Dateien mit “Preview” bzgw. “Vorschau” zu öffnen, lauten die Einstellungen im j-lawyer.org Client wie folgt:

Ein ähnliches “Universalstarter”-Verhalten kann unter Windows mit cmd.exe und dem “start”-Befehl erreicht werden. Dies ist insbesondere auch dann hilfreich, wenn bspw. Microsoft Word für .doc / .docx – Dokumente verwendet werden soll:

Hinweis: sollte es mit den Einstellungen oben Probleme beim Öffnen von Dateien mit Leerzeichen im Dateinamen geben, so sind die Parameter zu ändern von “/c start /wait DATEINAME” nach “/c DATEINAME”.

Ab Version 2.1.0 können für einen Dateityp mehrere verschiedene Anwendungen konfiguriert werden, bspw. für PDFs einen schnell öffnenden Reader und eine weitere Anwendung für die PDF-Bearbeitung. Für diese Fälle gibt es die Einstellung „Standardprogramm“. Die als „Standardprogramm“ markierte Anwendung wird bei Doppelklick auf ein passendes Dokument genutzt. Die Standardanwendung als auch alle weiteren Anwendungen für den Dateityp sind per Kontextmenü „Öffnen mit…“ aufrufbar.

Nach erfolgter Auswahl wird der Dialog mit “Speichern”, gefolgt von “Schliessen” beendet. Foxit Reader ist nun als externe Anwendung zur Bearbeitung von PDFs registriert.

Aus einer Akte heraus öffnet ein Doppelklick auf ein PDF-Dokument nun Foxit Reader. Dort vorgenommene Änderungen werden in der Akte gespeichert.

Unter Umständen kann der j-lawyer.org Client das Schliessen von Dokumenten nicht korrekt erkennen. Wird das selbe Dokument dann erneut geöffnet, so erscheint folgende Meldung:

Die Frage kann dann einfach mit “Ja” quittiert werden.

Hinweis: die Einstellung ist an jedem Arbeitsplatz durchzuführen. Sie wird im Windows-Nutzerprofil gespeichert.

j-lawyer.org ist in der Lage, die meisten Dokumentenformate automatisch im Hintergrund nach PDF zu konvertieren, insbesondere bei

• •Versand von Dokumenten via Email 

• •Versand von Dokumenten über die Drebis-Schnittstelle 

• •Versand von Dokumenten als Fax via Sipgate 

Die Konvertierung wird dabei für den Nutzer nicht direkt sichtbar im Hintergrund durchgeführt.

Mittels eines Buttons oberhalb der Dokumentenliste lassen sich alle ausgewählten Dokumente in ein einzelnes PDF exportieren. Die relevanten Dokumente können mittels Dokumentselektion und Ordnerselektion bestimmt werden.