Akten Beteiligte vermischt?


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Dieses Thema enthält 11 Antworten und 2 Teilnehmer. Es wurde zuletzt aktualisiert von  j-lawyer.org vor 2 Monate, 2 Wochen.

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  • #2574

    DennisP
    Teilnehmer

    In der Kanzlei hat sich folgendes ereignet:

    Alle Beteiligten (Mandant, Gegner und Dritte) der Akte A wurden durch die Beteiligten der Akte B ersetzt. Die original Beteiligten der Akte A sind dabei verloren gegangen. Dies scheint inzwischen bei mindestens drei Akten passiert zu sein, jeweils mit anderen Akten als „Beteiligten-Spender“.

    Laut den Mitarbeitern hat niemand die Beteiligten verändert. Mir ist auch nicht ganz klar wie ich sowas reproduzieren kann. Gibt es irgendwelche Konstellationen die sowas verursachen könnten? Worauf könnte ich achten, bzw. was bei den Mitarbeitern nachfragen. Können Veränderungen der Akten genauer mitgeloggt werden als „Akte geändert“? Kann hier ein Bedienfehler vorliegen?

    Der Server läuft auf Win Server 2012R2, zwei Clients auf Win7 und einer auf Win10. Alle 3 Clients werden gleichzeitig genutzt.

    #2575

    j-lawyer.org
    Keymaster

    Hallo Dennis,

    da habe ich erstmal mehr Fragen als Antworten.

    Alle Beteiligten (Mandant, Gegner und Dritte) der Akte A wurden durch die Beteiligten der Akte B ersetzt.

    Was heisst das genau? Über die Beteiligten-Ansicht innerhalb einer Akte wurden vorhandene Beteiligte entfernt und neue hinzugefügt?

    Die original Beteiligten der Akte A sind dabei verloren gegangen. Dies scheint inzwischen bei mindestens drei Akten passiert zu sein, jeweils mit anderen Akten als „Beteiligten-Spender“.

    Was heisst „verloren gegangen“? Sie sollten nur aus der Akte raus, sind dann aber auch nicht mehr in der Adressverwaltung vorhanden? Und was genau ist dieses „Beteiligten-Spender“-Konzept?

    Mir ist auch nicht ganz klar wie ich sowas reproduzieren kann.

    Darauf sollten wir uns konzentrieren. Ich brauche ein reproduzierbares Szenario.

    Gibt es irgendwelche Konstellationen die sowas verursachen könnten? Worauf könnte ich achten, bzw. was bei den Mitarbeitern nachfragen. Können Veränderungen der Akten genauer mitgeloggt werden als „Akte geändert“? Kann hier ein Bedienfehler vorliegen?

    Ich weiss es schlicht (noch) nicht. Grundsätzlich ist es so, dass die Beteiligten in die Akten „gelinkt“ werden. D.h. wenn ich Otto Müller als Beteiligten in Akte A und Akte B habe, und dann den Otto bearbeite und ihn zur Ilse mache, dann haben beide Akten A und B dann auch die Ilse und nicht mehr den Otto als Beteiligten. Die Akten haben also keine „Kopien“ der Kontakte, sondern referenzieren sie nur.

    Beste Grüße,
    Jens
    (j-lawyer.org)

    #2576

    DennisP
    Teilnehmer

    Also…

    Über die Beteiligten-Ansicht innerhalb einer Akte wurden vorhandene Beteiligte entfernt und neue hinzugefügt?

    Das die Beteiligten der Akte A mit den Beteiligten der Akte B „überschrieben“ wurden, soll ohne Zutun der Mitarbeiter passiert sein. Nach dem Erstellen der Akte hat angeblich keiner die Beteiligten verändert.

    Was heisst „verloren gegangen“? Sie sollten nur aus der Akte raus, sind dann aber auch nicht mehr in der Adressverwaltung vorhanden?

    Eigentlich sollten die Beteiligten da bleiben wo sie waren. Die Referenzen wurde aber in Akte A überschrieben. Die Adressen aus der Akte A sind als Datensatz noch vorhanden. In der Adressübersicht sind diesen aber keine Akte mehr zugeordnet (Der Mandant und Gegner tauchten vorher nur in dieser einen Akte A auf)
    Wärend die Beteiligten der Akte B nun auch der Akte A zugeordnet sind und zwar Mandant, Gegner und Dritte. In Akte A gab es vorher keine Dritte.

    Wenn sich dir der Vorgang noch nicht ganz erschließt, könnte man dies eventuel einmal telefonisch durchsprechen. Ich finde das kann man schriftlich nur schwer beschreiben.

    #2577

    j-lawyer.org
    Keymaster

    Okay. Wäre am kommenden Mittwoch tagsüber mal möglich?

    #2578

    DennisP
    Teilnehmer

    Grundsätzlich ja. Da ich aber nicht in der Kanzlei arbeite, kann ich tagsüber nicht auf das System zugreifen.

    #2741

    DennisP
    Teilnehmer

    Fürs Protokoll:
    Auf Grund der schlechten Nachvollziehbarkeit und diversen zeitlichen Problemen meinerseits, ist die Fehlersuche etwas im Sande verlaufen.

    Aber heute gab es wieder einen Datenverlust. Diesmal wurden in der Akte keine Beteiligten ausgetauscht, sondern sie sind ganz verschwunden, ebendso wie die Wiedervorlagen. In der Historie gibt es einen Eintrag „Akte geändert“ durch die RAin. Diese hat die Akte aber nur geöffnet und in die Liste der Dokumente geschaut. Sie hat nichts geändert und es gab auch keinen Speicherdialog beim Verlassen der Akte.

    Die Adressen der Beteiligten befanden sich aber immernoch im System und mussten nur wieder mit der Akte verknüpft werden.

    Hier der Abklauf:
    7:45 WV durch ReNo als erledigt markiert. Neue WV angelegt.
    11:36 Mandant ruft an und wird zur RAin durchgestellt, diese öffnet die Akte und schaut in Dokumentenliste. Nach 5-10min wird die Akte verlassen. Ob die Akte vorher von der ReNo geöffnet wurde ist nicht bekannt.
    12:02 Eintrag Historie „Akte geändert“ von RAin
    14:29 ReNo öffnet Akte und bemerkt den Datenverlust. Beteiligte und WV werden nachgepflegt.

    #2742

    j-lawyer.org
    Keymaster

    Hallo Dennis,

    da habe ich ein paar Fragen:

    • Ist das eine Angabe Rekonstruktion der Ereignisse von heute oder sollte ich das als Anleitung verstehen, welche das Problem reproduziert (das tut es bei mir nicht)?
    • wenn es einen Eintrag „Historie „Akte geändert“ von RAin“ gibt, heißt das dass entweder manuell gespeichert wurde oder tatsächlich Änderungen an der Akte vorgenommen wurden. Weißt Du welcher Fall zutrifft?
    • „Beteiligte und Wiedervorlagen verschwunden“ – meinst du tatsächlich ALLE in der Akte oder diejenigen, die von ReNo oder RAin in diesem Zeitraum bearbeitet wurden?

    Danke und Gruss,
    Jens
    (j-lawyer.org)

    #2743

    DennisP
    Teilnehmer

    Moin Jens

    Dies ist eine Rekonstruktion der Ereignisse von heute, um die Ereinisse bei Bedarf in den Logs wiederzufinden.

    Ich habe jetzt drei mal nachgefragt: Die RAin hat sich ausschließlich die Dokumentenliste angesehen, ist dann länger in der geöffneten Akte verblieben und hat sich mit Papieren beschäftigt. Dann hat sie die Akte verlassen. Vermutlich hat sie routinemäßig auf den Speicherbutton geklickt. Es kam auf jeden Fall keine Wiedervorlagenwarung.

    Es sind alle Beteiligten und alle Wiedervorlagen aus der Akte verschwunden, auch die WV die am Morgen als erledigt gekennzeichnet wurde.

    P.S.: Es ist erstaunlich, wie sich solche Schilderungen bei mehrfachen Nachfragen ändern…

    #2744

    j-lawyer.org
    Keymaster

    Ich werde im Rahmen der Tests für die kommende Version 1.10 nochmal intensiv solche parallelen Zugriffsszenarien testen. Einiges an den Ausführungen ist mir völlig unklar – bspw. werden die Dokumente direkt / unverzüglich gespeichert, und sind völlig unabhängig vom Speichern der Akte.

    Selbst wenn es einen „Überschreiben“-Bug gäbe, so wäre es nicht zu erklären dass Dokumente verloren gehen.

    Beim Speichern der Akte wird aktuell nach besten Möglichkeiten versucht, zeitlich konkurrierende Änderungen zu „mischen“ – sprich: die Änderungen beider User zu übernehmen.

    Alternativ könnte man die Akte hart sperren, wenn sie aktuell bei einem User zur Bearbeitung geöffnet ist.

    Beste Grüße,
    Jens
    (j-lawyer.org)

    #2745

    DennisP
    Teilnehmer

    Änderungen (löschen) der Wiedervorlagen werde ja direkt geloggt und an den Wiedervorlagen hat zwischen der Aktion um 7:45 und 14:29 keiner was gemacht (und das System hat auch nichts geloggt). Als die RAin die Akte verlassen hat, gab es kein Wiedervorlagendialog. Zu diesem Zeitpunkt muss es dann noch offene WVs gegeben haben. Welche Rechte erlaubt einem Benutzer eigentlich Wiedervorlagen zu ändern bzw. zu löschen?

    j-lawyer wird doch auch in größeren Kanzleien, mit mehreren Mitarbeitern verwendet. Ich kann mir nicht vorstellen, dass Probleme mit parallelem Zugriff nur in einer Ein-Frau Kanzlei mit 2 Mitarbeitern auftreten.
    Könnte es sein, dass die Datenbank selber eine Macke hat?

    Gruß
    Dennis

    • Diese Antwort wurde geändert vor 3 Monate von  DennisP.
    #2747

    j-lawyer.org
    Keymaster

    Als die RAin die Akte verlassen hat, gab es kein Wiedervorlagendialog

    Ein Dialog erscheint da nicht, es gibt allerdings eine Warnung, aber nur wenn die Akte verlassen wird und es keine Wiedervorlage gibt, die in der Zukunft liegt. Das würde nämlich bedeuten, dass eine Akte vollständig „in Vergessenheit geraten“ kann.

    Zu diesem Zeitpunkt muss es dann noch offene WVs gegeben haben.

    Genau.

    Welche Rechte erlaubt einem Benutzer eigentlich Wiedervorlagen zu ändern bzw. zu löschen?

    Wer eine Akte ändern darf, darf auch Wiedervorlagen ändern.

    Ich kann mir nicht vorstellen, dass Probleme mit parallelem Zugriff nur in einer Ein-Frau Kanzlei mit 2 Mitarbeitern auftreten.

    Ich auch nicht 🙂

    Könnte es sein, dass die Datenbank selber eine Macke hat?

    Ich hatte so einen Fall ein einziges mal, nach einem Rücksetzen eines Systems auf einen Wiederherstellungspunkt. Möglich ist es. Es gibt ein Kommandozeilentool „mysqlcheck“ im Verzeichnis der MySQL-Datenbank, das Tabellen prüfen kann.

    Grüße,
    Jens
    (j-lawyer.org)

    #2768

    j-lawyer.org
    Keymaster

    Zur Info: Version 1.10 wird diesbezüglich eine Änderung enthalten:

    https://github.com/jlawyerorg/j-lawyer-org/issues/255

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