email Versendung an Sachbearbeiter einer Abteilung


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  • #3909

    Beispiel: ich möchte einem Sachbearbeiter der Führerscheinstelle des Straßenverkehrsamtes des Kreises Paderborn eine Email schicken. Den Kreis Paderborn habe ich mit der Abteilung „Straßenverkehrsamt“ als Beteiligten vorliegen. Es ist keine allgemeine Emailadresse zugeordnet. Die jeweiligen Sachbearbeiter haben eigene Email Adressen. Jetzt kann ich in dieser Sache an den Beteiligten keine Email versenden, weil die Fehlermeldung erscheint, dass keine eMail-Adresse hinterlegt sei.

    Gibt es dafür eine Lösung, die ich noch nicht gesehen habe?

    Eine auf Aktenebene abweichende Eingabe individueller Daten war bereits einmal Thema hier im Forum, das habe ich gesehen. Aber gibt es vielleicht noch einen anderen Weg, die Email aus der Akte heraus zu versenden?

    #3910
    j-lawyer.org
    Verwalter

    Unterhalb der Beteiligten kann man in einer Akte zwar individuelle Daten eingeben (bspw. Sachbearbeiter und drei weitere selbst benennbare Felder), die sind aber nicht für E-Mailadresse vorgesehen.

    Insofern sehe ich aktuell nur folgende Optionen:

    • innerhalb der Addresssuche Führerscheinstelle suchen und per Rechtsklick die allgemeine Adresse duplizieren, dann bearbeiten um daraus eine dem spezifischen Sachbearbeiter zugeordnete Adresse draus zu machen, inkl. der Mailadresse. Vorteil: dann funktioniert der Arbeitsfluss wie gewollt. Nachteil: Die Adress ist dann mehrfach enthalten, was zu Problem führen könnte bei Umzug der Führerscheinstelle. Und es würde die Navigation von Adresse zu Akten erschwert. Letzteres ist aber zu vernachlässigen wenn man immer die allgemeine Adresse auch die Adresse des Sachbearbeiters als Beteiligte führt.
    • Wenn ein Dokument versendet werden soll: Rechtsklick auf das Dokument, senden. Dann bekommt man ein E-Mail verfassen-Fenster, in welche auch andere Kontakte gesucht oder eine Empfänger-Mailadresse manuell eingegeben werden kann. Die ausgehende Mail wird dann auch ganz normal zur Akte gespeichert.
    • Wenn kein Dokument verwendet werden soll: Versand aus dem Posteingang heraus initiieren, oder wie beim Versand eines Dokumentes, und dann den Anhang per Rechtsklick entfernen.

    Die sauberste Lösung wäre ein Ticket i.S.v. „E-Mailadresse in den Details des Beteiligten überschreibbar machen“.

    Grüße,
    Jens
    (j-lawyer.org)

    PS: die Adressverwaltung wird mit der 1.13 wesentlich erweitert – gern mal in die Onlinedemo schauen, da gibt es das schon zum Ausprobieren.

    #3911

    „innerhalb der Addresssuche Führerscheinstelle suchen und per Rechtsklick die allgemeine Adresse duplizieren, dann bearbeiten um daraus eine dem spezifischen Sachbearbeiter zugeordnete Adresse draus zu machen, inkl. der Mailadresse. Vorteil: dann funktioniert der Arbeitsfluss wie gewollt. Nachteil: Die Adress ist dann mehrfach enthalten, was zu Problem führen könnte bei Umzug der Führerscheinstelle. Und es würde die Navigation von Adresse zu Akten erschwert. Letzteres ist aber zu vernachlässigen wenn man immer die allgemeine Adresse auch die Adresse des Sachbearbeiters als Beteiligte führt.“

    => da leidet mir die Übersichtlichkeit zu sehr.

    „Wenn ein Dokument versendet werden soll: Rechtsklick auf das Dokument, senden. Dann bekommt man ein E-Mail verfassen-Fenster, in welche auch andere Kontakte gesucht oder eine Empfänger-Mailadresse manuell eingegeben werden kann. Die ausgehende Mail wird dann auch ganz normal zur Akte gespeichert.“

    => Perfekt, das reicht mir für den Moment!

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