Allgemeiner Workflow – Hilfe für einen Newbie


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  • #3678
    ReRo
    Teilnehmer

    Liebes Forum,

    nach einigen Testmonaten mit Advolux (MacOS) bin ich zu dem Ergebnis gekommen, dass für unsere Kanzlei eine andere Lösung gefunden werden muss. Dabei stieß ich auf j-lawyer, habe es installiert, es läuft und ich bin bislang sehr angetan.

    Die Anleitung habe ich gelesen, das Forum auch fast vollständig, dennoch sind mir einige Dinge noch nicht ganz klar. Ich reihe nun einfach mal meine Fragen auf und würde mich freuen, wenn Ihr mir dazu etwas input geben könntet. Vielleicht bietet sich der Thread dann auch für künftige Neueinsteiger an. Sollte ich etwas übersehen haben, freue ich mich natürlich ebenso sehr über Verweise.

    Ich verwende MacOS, momentan ist jl lediglich auf einem Rechner installiert, ich verwende MS-Office.

    1. Verstehe ich es richtig, dass ich alle Gerichte, StAen und Behörden als reguläre Adressen anlege und sodann lediglich mit einem Etikett als Gericht etc. kategorisiere? Der beA-Adress-Import hat folgllich nur Wirkung auf das beA selbst, ich kann nicht auf die dort hinterlegten Daten zugreifen?
    2. Wie geht ihr mit gerichtlichen Verfahren um, werden auch hier gegnerische Anwälte, Staatsanwaltschaft und Gericht jeweils als Beteiligte mit aufgenommen?
    3. Die Funktionen zur Wiedervorlage/Frist sind klasse umgesetzt. Ich habe hier: github-j-l – 646 einen Hinweis darauf gefunden, dass es eine Kalenderfunktion bereits gibt, finde jedoch bislang nur die Listen unter dem Menüpunkt „Wiedervorlagen“. Mir wäre es insbesondere wichtig, auch Termine (mit Uhrzeit und Ort) eintragen zu können, bestenfalls unter Verlinkung auf ein Dokument (z.B. Anklageschrift). Ob es da einen integrierten, sichtbaren Kalender gibt, halte ich nicht für entscheidend, wenn der Kalender mit anderen (bspw. MacOS-Kalender) synchronisiert wird. Wie geht ihr damit momentan um?
    4. Advolux hat eine sehr komfortable Funktion: „Umwandeln in PDF (Briefkopf). Hiermit wird das aktuelle Dokument zum PDF umgewandelt und mit einem hinterlegten Briefkopf (ganzseitige Bilddatei) verbunden, sodass es abschließend aussieht, als sei es gedruckt und perfect gescannt. Für beA und auch für Mandanten ist das sehr komfortabel. Wie löst ihr das Thema)
    5. Zuletzt für den Moment: Wie sieht euer Workflow hinsichtlich der Schlagwörter für Akten und Dokumente aus?
    6. So, das war viel fürs Erste und ich freue mich darauf, von euch erhellt zu werden.

      Viele Grüße aus dem beschaulichen Göttingen

      ReRo

    #3679
    j-lawyer.org
    Verwalter

    Hallo ReRo,

    Verstehe ich es richtig, dass ich alle Gerichte, StAen und Behörden als reguläre Adressen anlege und sodann lediglich mit einem Etikett als Gericht etc. kategorisiere? Der beA-Adress-Import hat folgllich nur Wirkung auf das beA selbst, ich kann nicht auf die dort hinterlegten Daten zugreifen?

    Die Etikettierung ergibt Sinn, um die Adresse in der Suche schneller zu finden. Darüberhinaus ist es sinnvoll, sich neue Beteiligtentypen (Einstellungen – Adressen – Beteiligtentypen) zu erstellen, bspw. für „Gericht“ oder was auch immer für Dich sinnvoll erscheint. Innerhalb der Akte fügst Du das Gericht dann in der jeweiligen Rolle hinzu und kannst alle Daten über die Platzhalter automatisch in Dokumente übernehmen. Sprich: alles, was an Adressinformationen über den beA-Import importiert wurde, lässt sich natürlich in der Akte und bei Dokumenterstellung verwenden, oder auch für das Versenden von beA-Nachrichten (da die Adresseinträge ja dann eine Safe ID haben).

    Wie geht ihr mit gerichtlichen Verfahren um, werden auch hier gegnerische Anwälte, Staatsanwaltschaft und Gericht jeweils als Beteiligte mit aufgenommen?

    Prinzipiell empfehle ich, alle Kontakte als Beteiligte in der Akte zu führen, mit denen man entweder kommuniziert oder deren Daten man bspw. zur automatischen Erstellung von Dokumenten benötigen könnte.

    Die Funktionen zur Wiedervorlage/Frist sind klasse umgesetzt. Ich habe hier: github-j-l – 646 einen Hinweis darauf gefunden, dass es eine Kalenderfunktion bereits gibt, finde jedoch bislang nur die Listen unter dem Menüpunkt „Wiedervorlagen“. Mir wäre es insbesondere wichtig, auch Termine (mit Uhrzeit und Ort) eintragen zu können, bestenfalls unter Verlinkung auf ein Dokument (z.B. Anklageschrift). Ob es da einen integrierten, sichtbaren Kalender gibt, halte ich nicht für entscheidend, wenn der Kalender mit anderen (bspw. MacOS-Kalender) synchronisiert wird. Wie geht ihr damit momentan um?

    Aktuell muss man sich tatsächlich noch damit „behelfen“, Termine entweder als WV / Frist einzutragen, oder eine externe Kalenderlösung zu verwenden. Diese funktionale Lücke wird geschlossen werden, muss sich jedoch noch hinter dem aktuell in Arbeit befindlichen Themenkomplex „Finanzen“ einreihen.

    Advolux hat eine sehr komfortable Funktion: „Umwandeln in PDF (Briefkopf). Hiermit wird das aktuelle Dokument zum PDF umgewandelt und mit einem hinterlegten Briefkopf (ganzseitige Bilddatei) verbunden, sodass es abschließend aussieht, als sei es gedruckt und perfect gescannt. Für beA und auch für Mandanten ist das sehr komfortabel. Wie löst ihr das Thema)

    Das kann ich mir vom Ablauf her gerade nicht so recht vorstellen. Grundsätzlich werden die Layouts / Designs in den Vorlagen erstellt. Bei vielen Vorlagen bedeutet das natürlich Aufwand, sollte sich am Briefkopf mal etwas ändern. Daher ist die Empfehlung, kein „festen“ Daten in den Briefköpfen zu verwenden, sondern die Platzhalter für das Kanzleiprofil zu nutzen. So muss man bei Änderung der Anschrift / Bankverbindung etc. keine Vorlage anpassen. Einzig das Ändern des Designs / Logos o.ä. wäre dann noch ein Fall, für den die Vorlagen angepasst werden müssten.

    Zuletzt für den Moment: Wie sieht euer Workflow hinsichtlich der Schlagwörter für Akten und Dokumente aus?
    So, das war viel fürs Erste und ich freue mich darauf, von euch erhellt zu werden.

    Ist damit das Etikettensystem gemeint? Das ist sehr flexibel einsetzbar, und ich kann daher keine umfassende Antwort geben. Um mal ein paar Anwendungsfälle zu nennen: verschiedene Statusinformationen bspw. zum Abrechnungsstatus einer Akte (Etiketten an der Akte verwenden). Workflows zur Abarbeitung des Posteingangs (Etiketten am Dokument verwenden, bspw. „unbearbeiteter Posteingang“ an das Dokument heften bei Zuordnung aus dem E-Mail-/beA-/Scaneingang, Mitarbeiter haben dieses Etikett dann auf Ihrem Desktop „abonniert“, bearbeiten den Posteingang und vergeben neues Etikett „Korrektur RA xyz“, dieser korrigiert, entfernt das Korrektur-Etikett und aktiviert eines „Versand per beA“, was dann wiederum eine andere Person durchführt).
    Die Etikettenfunktionalität erscheint auf den ersten Blick abstrakt, ist jedoch – richtig eingesetzt – sehr flexibel und hilfreich bei der Organisation der Arbeitsabläufe.

    Beste Grüße,
    Jens

    Ich möchte auch gern die Mailingliste ans Herz legen: https://www.j-lawyer.org/?page_id=1295

    Dann bekommen andere Teilnehmer die Fragen direkt in ihr E-Mail-Postfach. So kommen oft regere Diskussionen zustande.

    #3707
    ReRo
    Teilnehmer

    Servus Jens, vielen Dank für die rasche Reaktion! In die Liste habe ich mich eingetragen, danke für den Hinweis.
    Zu deinen Ausführungen:

    Das kann ich mir vom Ablauf her gerade nicht so recht vorstellen. Grundsätzlich werden die Layouts / Designs in den Vorlagen erstellt. Bei vielen Vorlagen bedeutet das natürlich Aufwand, sollte sich am Briefkopf mal etwas ändern. Daher ist die Empfehlung, kein „festen“ Daten in den Briefköpfen zu verwenden, sondern die Platzhalter für das Kanzleiprofil zu nutzen.

    Gemeint ist folgender Fall: Ich habe fertig bedrucktes Briefpapier, mit Logo und einigen Daten. Einen Brief durcke ich also auf diesem Papier, das Layout des Briefes richte ich natürlich in Word ein (das funktioniert bislang sehr gut mit jl).
    Advolux hat nun eine Funktion, die es ermöglicht, das Word-Dokument (welches ja nicht das Kanzleilogo enthält, da dieses bereits auf dem Briefbogen vorgedruckt ist) in ein PDF umzuwandeln und im Rahmen dieser Umwandlung eine Bilddatei (welche das Logo etc. enthält, so wie es auf dem Briefbogen vorhanden ist), „hinter“ den in Word erstellten Text zu legen. Das Resultat ist ein PDF mit Kanzleilogo etc. Dass diese Funktion in jl nicht vorhanden ist, kann ich nachvollziehen, die Frage ist, wie andere damit umgehen (ich gehe davon aus, dass nicht immer ein Dokument gedruckt und dann wieder gescannt wird).

    #3708
    j-lawyer.org
    Verwalter

    Danke, dann wäre der Awendungsfall folgender?

    Wenn Druck + Versand per Post, dann kommt das „Design“ über das fertige Briefpapier.

    Wenn Versand per E-Mail oder beA, dann über den oben beschriebenen Weg, das „Briefpapier“ optional in das Dokument einzubringen.

    Habe ich das richtig verstanden?

    #3709
    ReRo
    Teilnehmer

    Ja, genau so ist es.
    Wenn es für dich interessant ist, dokumentiere ich es einmal und sende dir den Weg per E-Mail.

    #3711
    j-lawyer.org
    Verwalter

    Habe für eine Kanzlei mal eine Vorlage mit einer Checkbox / Option im Kopfbereich gemacht, über welche man den gleichen Effekt erzielen kann – sich also zwischen der Variante mit oder ohne Hintergrund entscheiden kann.

    Die von Dir beschriebene Variante wäre aber flexibler. Würde gern mehr darüber erfahren, und dann daraus ein Ticket machen.

    Danke!

    #3715
    j-lawyer.org
    Verwalter

    Vielen Dank für die Beispiele, das ist sehr hilfreich.

    Jedoch: Logo (okay, das ist normal) und die Kontaktinformationen darunter sind dann tatsächlich als Grafik eingebunden, somit nicht „durchsuchbar“. Ich bin mir gerade nicht sicher, ob das nicht sogar den Regelungen im ERV widerspricht. Da gibt es schnell mal Monierungen, wenn ein Schriftsatz nicht vollständig mit OCR-Ebene / Textebene versehen ist.

    Die Funktionalität an sich gefällt mir – wenn Du magst kannst Du ein Ticket anlegen.

    Beste Grüße!
    Jens
    (j-lawyer.org)

    #3720
    ReRo
    Teilnehmer

    Gern geschehen.
    Ein Ticket erstelle ich morgen, mit dem github-konto muss ich mich erst noch auseinandersetzen.

    Kannst Du noch etwas zur Möglichkeit, das Datumsformat anzupassen sagen? Ist das realistisch?

    Danke!

    #3721
    j-lawyer.org
    Verwalter

    Weitere Datumsformat sind absolut denkbar, es würden zusätzliche Platzhalter dafür benötigt. Gern auch hierfür ein Ticket erstellen und dort die gewünschten Format auflisten.

    Gib bescheid, wenn Hilfe bzgl. GitHub-Nutzung notwendig ist.

    Danke!
    Jens
    (j-lawyer.org)

    #3723
    ReRo
    Teilnehmer

    Danke!
    Ich habe nun ein erstes Ticket erstellt – leider sehe ich keine Option, ein Label hinzuzufügen. Übersehe ich hier etwas?

    #3724
    j-lawyer.org
    Verwalter

    Vielen Dank, die Label übernehme ich 🙂

    #3733
    Martin
    Teilnehmer

    Also ich habe das so gelöst, dass in LO eine Vorlage mit einer Grafik als Hintergrund erstellt habe. Das war tatsächlich ein wenig tricky und ich weiß auch nicht mehr, wo da die Fallstricke lagen. aber es hat ein wenig gedauert, bevor es halbwegs perfekt war.

    Als ich das dann hatte, habe ich an die richtigen Stellen (z.B. Adressfeld) Textfelder eingefügt und in diesen kann man dann ganz normal mit den Platzhaltern arbeiten.

    Wenn jetzt mal was auf den fertigen Briefbogen gedruckt werden muss (eigentlich arbeite ich seit jl nahezu ausschließlich mit Mail und beA – nur ein paar Mandanten, die keine Mail haben und die natura Gegenseiten und wenn mal was per Fax vorab soll, brauchen den Druck), kann man in LO im Druckendialog unter dem Reiter LibreOffice Writer den Haken bei Seitenhintergrund wegnehmen, dann wird die Grafik nicht mit gedruckt. Dann habe ich mir Druckervoreinstellungen gebastelt und muss dann noch unter Eigenschaften die jeweilige Voreinstellung wählen, damit der Drucker weiß, aus welchem Fach er das Papier nehmen muss.

    Wenn man das Dok dann noch als pdf abspeichern will, sollte man vorher den Haken bei Seitenhintergrund wieder setzen, dann abbrechen und dann speichern. Sonst kam es bei mir schon vor, dass der Hintergrund bei der pdf Umwandlung nicht mitgenommen wurde.

    Ist ein wenig umständlich und sowas mit einer Checkbox („es wird auf Briefpapier gedruckt“ und dann ist wirklich restlos alles eingestellt) fände ich auch schöner. Da weiß ich aber echt nicht, wie das geht.

    Vielleicht kann Jens da mal was zu schreiben.

    Vielleicht hilft Dir das ja weiter

    Herzliche Grüße
    Martin

    #3737
    ReRo
    Teilnehmer

    Also ich habe das so gelöst, dass in LO eine Vorlage mit einer Grafik als Hintergrund erstellt habe. Das war tatsächlich ein wenig tricky und ich weiß auch nicht mehr, wo da die Fallstricke lagen. aber es hat ein wenig gedauert, bevor es halbwegs perfekt war.

    Danke für deinen Hinweis!
    Ich nutze LO nicht, werde aber zunächst versuchen, das Thema verlgeichbar in MS Word umzusetzen.

    #3738
    j-lawyer.org
    Verwalter

    In LibreOffice hat jedes Element eine Eigenschaft „Drucken“ ja/nein, die festlegt ob das Element bei einem Ausdruck oder Export als PDF mit visualisiert wird oder nicht.

    Ich habe damit eine Vorlage erstellt, die eine (ebenfalls nicht gedruckte) Checkbox enthält, über welche man diese Eigenschaft bspw. für ein Logo und weitere Elemente, die ggf. bereits auf Briefpapier vorhanden sind, setzen kann – i.S.v. „Checkbox anklicken“ – „Drucken“-Eigenschaft wird auf „ja“ gesetzt. Checkbox abwählen – Drucken wird auf nein gesetzt.

    Dazu muss aber auf das Klickereignis reagiert werden, es müssen die relevanten Dokumentelemente „gefunden“ werden und deren Attribute gesetzt werden, das geht nur mit Makros.

    Ein solcher Ansatz sollte auch mit MS Word umsetzbar sein.

    Grüße,
    Jens
    (j-lawyer.org)

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