Prompt-Entwicklung

Hallo zusammen,

ich bastel gerade an einigen Automatisierungen für die Mandatsanbahnung. Die Prompts in diesem Thread sind noch nicht ganz ausgereift, deswegen sind sie noch nicht im Thread Prompt-Empfehlungen. Zu den „Bugs“ s. u. Wer Ideen zur Verbesserung hat oder eigene Prompts, die noch nicht so gut laufen, immer her damit 🙂

1. Aktenanlage
Der Prompt ist an den Vorschlag von Jens Kutschke vom Communitymeeting vom 04.05.26 angelehnt.

Bugs:
– INGO landet manchmal bei der Erstellung der Wiedervorlage in einem Loop, in dem die Wiedervorlage ständig aktualisiert wird. Hier hilft nur das Ablehnen dieser Operation. Die vollständig autonome Aktenerstellung konnte ich deshalb noch nicht durchführen.

– Das ablegen der E-Mail, von der aus die Akte durch INGO erstellt wird, funktioniert noch nicht. Stattdessen wird eine Nachricht (Messaging) erstellt, die mir nicht weiterhilft, da ich den E-Mail-Verlauf vollständig in meinem Unterordner „Mandant Korrespondenz“ haben möchte. Den Befehl zum Ablegen der E-Mail habe ich deshalb wieder gelöscht.

Prompt:

Erstelle aus dieser Anfrage eine Akte. Nutze den Namen des Mandanten als Rubrum, verwende den Unternehmensnamen, wenn es einen gibt. Nutze eine kurze Beschreibung des Anliegens als "wegen". Anwalt und Sachberarbeiter ist {{USER_AN}}. Prüfe, ob der Mandant oder sein Unternehmen bereits im Adressbuch eingetragen ist - wenn nicht, erstelle einen Adressbucheintrag. Füge den Adressbucheintrag als Mandant zur Akte hinzu. Erstelle für heute eine Wiedervorlage "neue Anfrage" im Kalender "Wiedervorlagen", verantwortlich ist {{USER_AN}}. Erstelle eine Aktennotiz, welche das Anliegen des Mandanten stichpunktartig zusammenfasst. Wende die Ordnervorlage "Standardordner" auf die Akte an.
Aktiviere das Akten-Etikett "Anfrage".

2. Termin
Mandanten können ein Erstgespräch über die Nextcloud-App Appointments vereinbaren. Bei Erstellung eines Termins müssen die Mandanten den Termin bestätigen. Ich erhalte dann eine Bestätigungsmail mit Angaben zum Zeitpunkt und Link zum Nextcloud Talk.
Diese E-Mail soll INGO verarbeiten und einen Termin in der Akte erstellen, da der Termin zwar im Nextcloud-Kalender angezeigt wird, jedoch aktuell keine Synchronisation Nextcloud -> j-lawyer möglich ist.

Bugs:
– INGO aktiviert nicht die Erinnerung im j-lawyer Terminplanungstool. In seltenen Fällen erstellt INGO einen zweiten Termin, z. B. 15 Minuten vor dem eigentlichen Termin. Das bringt aber nichts, weil hierdurch auch keine echte Erinnerung stattfindet.

– INGO fügt manchmal nicht den Link zum Nextcloud Talk in das Feld „Ort“ des Termins ein.

– Manchmal erstellt Ingo den Termin in einer nicht mandatsbezogenen Akte, die wir für unsere Organisation benötigen. Das versuche ich gerade mit der Beschränkung auf Akten, die nicht älter als vier Wochen sind, zu vermeiden.

Der Prompt:

Finde die dem Mandanten zugehörige Akte, die Akte darf höchstens vor vier Wochen erstellt worden sein.
Erstelle mit den Daten einen Termin "Erstgespräch" für den in der Nachricht angegebenen Zeitpunkt. Der Termin dauert 30 Minuten. Erinnerung: 15 Minuten.
Benutze als Ort den Link in der Nachricht.
Verantwortlich ist {{USER_AN}}.
Hier ist die Nachricht: